こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
人への依頼
人に何かをお願いする時は、期待している結果を得るために、必要な情報をなるべく盛り込んで分かりやすく説明しようとするものです。
気を使って丁寧に説明しようとすると、時にはかなりの量の資料になってしまう場合もあります。
それらの資料は、依頼する相手に対して説明する時に使用することになります。
しかし、渾身の資料を使って説明したにも関わらず、期待した成果が得られなかったり、相手からの質問に答えられなかったりして、残念な結果になることがあります。
こうした時には、どういったところを気をつけた方が良いでしょうか。
要点だけに絞って伝える
依頼事項を相手に伝える時は、必要な要点だけに絞って伝えるように心掛けます。
具体的にはこちらが期待してる内容と、最終的に欲しい結果（ゴール）だけを話すようにします。
例えば、誰かに講演を依頼するのであれば、期待している内容を「自社製品を提供している分野の最新動向を話してもらう」、最終的に欲しい結果を「その分野で自社製品を思い出してもらう」といったかたちで相手に伝えます。
これだけ伝えるのであれば、10分程度で説明できますし、相手もシンプルで非常にわかりやすくなります。
そこから相手が疑問に思った点だけに回答していけば、必要最小限の時間で説明を行うことが可能となり、なおかつこちらの意図も正確に伝わります。
準備はするが、最小限にする
要点を絞る時は、こちらの期待していることをなるべくシンプルに伝えるために、時間をかけて深く検討する必要があります。
これは、もしかしたら資料をたくさん作るよりも時間がかかるかもしれません。
相手のためを思って、多くの資料を準備することは、悪いことではありません。
しかし、それらは必ずしも相手が知りたい情報ではないかもしれませんし、相手が知りたいことを全て事前に知るということはできません。
従って、その場で質問を受けて後で準備して答えるようにしたほうが効率が良いと思います。
散々説明して全て忘れられたとしても、最悪期待している内容とゴールだけ伝われば、目的は達成できると思います。
これからも、何かを相手に依頼するときは、要点をよく検討し、シンプルに伝えていきたいと思います。
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