こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
仕事の締め切り
仕事では、設定されたゴールに期限を設定することが多いです。例えばプロジェクトの発表に必要なものの期限であるとか、社内で発表しなければいけない資料の提出期限など、その種類は様々だと思います。
設定された期限を守るためには、当然ですが、それまでに作成物などを完成させる必要があります。そのためには、作成するための時間を確保したり、必要な情報をそれまでに集めたりする必要があります。
ある程度まとまった時間が作成に必要な場合は、そのための計画やスケジュールなどを考える必要があります。
しかし、この作業がうまくいかないと、期限を過ぎてしまったり、自分が期待している内容まで完成に至らなかったりしてしまう場合があります。
自分の考えているクオリティで提出期限をきっちりと守って作業するには、どういったところに気をつけた方が良いでしょうか。
期限を守るために気をつけること
期限を守るためには、当然ですが、まずいつまでに完成しなければいけないかという期日を確認する必要があります。
期日を確認したら、それよりも手前に「自分で設定した締め切り」を設定するようにします。これは、期日までの期間で、何か不測の事態が起きた場合に、設定された期日だとギリギリになってしまう場合があるからです。
設定された期限よりも手前に自分で設定した期限を設定することで、設定された期限との間がバックアップとなり、何か不測の事態があって、時間が確保できなくなったとしても、期限に間に合わせる確率を増やすことができます。
次に自分で設定した期限は、もし一緒に働く同僚がいたら、その人達に宣言してしまいます。こうして外部に宣言することによって、その期限を守らなければいけないというモチベーションが上がります。
もう一つは、「着手する期限を決める」ということです。期限を決めることはやりますが、いつそれに着手するかというのを決める人は、もしかしたら少ないかもしれません。始める期限を設定することによって、例え終了期限が少し先の日程でも、忘れずに作業を開始することができるようになります。
この他のコツとしては、「期限を設定した日に思いついた内容でドラフト作成してしまう」ということです。これは、期限を意識している時に、ほんの一言でも良いので、何かしら作業を進めて置くということです。こうすることで、なにもない状態から始めるよりも、着手時の作業のハードルを減らすことができます。
またもう一つのコツは、「作業時間を決めてしまう」ということです。これは、たくさんの時間があると、どうしてもそれを全部使い切ってしまい、色々余計なものを入れてしまったりする可能性があるからです。
作業時間に制限があると、その範囲内でより良いものを作ろうとするため、結果的に洗練された内容で作成することができるようになります。
期限を守って信用を得る
期限の設定の仕方と、作業時間を限定したり、少しだけ手をつけておくなどの工夫をすることによって、期限に間に合う可能性が上がっていきます。しっかり期限を守ることで、関係者の信用を得ることにもつながります。
これからも色々と工夫をして、期限に間に合わせるようにしていきたいと思います。
