こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
時間がかかる作業
仕事をしている中で、修正や確認などに時間がかかる作業というものがあります。あまりにも時間がかかるのであれば、自動化するなどの根本的な改善が必要です。
しかし、締め切りなどに追われていると、なんとか間に合わせるために、修正箇所を最小限にして、期限に間に合わせるような対応になります。
すべてを修正する100％の対応が理想ですが、それをやっていると期限に間に合わなくなるため、目的を絞って対応するのは間違っていません。
しかし、これをずっと続けていくと、いつまでも都度対応の微修正のみになり、あまり効率が上がっていきません。
そうかといって毎回期限までに余裕があるわけではないため、根本的な改善も難しい状況です。
こうした場合は、他に検討できる方法はないでしょうか。
外部支援を入れて上流工程を改善する
毎回修正が入るのであれば、その作業の上流工程を見直します。例えば、工程の最初の方の手順であるとか、フォーマット自体の改善を検討します。
上流工程の見直しを入れる際は、いままでその作業に関わっていなかった人に新たに入ってもらいます。
初めて入る場合は、背景などの説明が必要になりますが、一旦現場から離れた目で見ると、また違った観点から改善点が分かることがあるためとても有効です。
都度修正が必要な場合は、作業工程の上流に改善点がある場合があります。最も根本の部分のやり方が変わると、下流の工程への影響は大きなものになります。
うまくいけば、かなりの工程が効率化されるだけでなく、修正が必要となる間違いも起こりにくくすることができます。
このように、期限に追われているくらい時間が足りないのであれば、追加で人を投入して、上流工程を見直すことで大きく改善する効果を期待できます。
改善をあきらめない
ずっと改善できずに、多くの時間を掛けて作業をしていたり、ずっと同じ担当で作業をしていると、改善は難しいと考えてしまいがちです。
これは、担当が作業の工程を一番理解しているため、他の人の提案を受け入れにくくなっている可能性もあります。その場合は、いくら外部から支援を申し出ても、その担当に受け入れてもらえない可能性があります。
そうした場合は、少々強引に支援に入り、積極的に話を聞きつつ、なるべく上流工程を改善し、効果を見てもらうことで、段々と担当に受け入れてもらうようにします。
誰も好んで苦労したいわけではないので、効果があれば納得できるはずです。
これからも、もし時間がかかる作業があったら、改善をあきらめないようにして、外部から人の支援をいれて、なるべく上流工程を見直していきたいと思います。
