こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
無駄な会議
仕事をしていると、たくさんの会議に参加しなければならないような日があります。
特に最近コロナ禍でリモートで働くことが多い人は、物理的な移動がないため、気が付くと予定表に隙間なく会議を設定されてしまうかもしれません。
会議の中には必ずしも自分が参加しなくても良かったものや、単純に話を聞いているだけのものなど、様々なものがあります。
会議が多すぎると、自分が作業する時間や、考える時間が減ってきてしまいます。そのため、出来れば自分が参加することで、組織も自分も、一番有益な会議のみ参加したいものです
できるだけ無駄な会議を減らしていくには、どうしたら良いでしょうか。
情報共有だけの会議はやめる
基本、単なる情報共有の会議を極力減らすようにします。
多くの人数で状況を共有したいのであれば、ドキュメントにしてそれらを関係者に共有するだけにします。
その際に、箇条書きでキーワードだけを書くのではなく、その内容をきちんと簡潔に記述して、誰が見てもわかるようにして共有するようにします。
もし質問などがあれば、個別に回答するのでその質問を送ってもらうように、関係者に依頼しておけば良いだけです。
このようにすれば、わざわざ大勢が集まって、読めば分かることを聞くだけの会議を減らすことができるようになります。
もし会議で複数人が集まって何かを議論するのであれば、ブレストでアイディアを出したり、検討してるアイディアを決済したりするなどの具体的なアクションに繋がる会議だけにします。
また、会議に参加する際も注意します。自分が出席したとしても、十分な知識がなく、何のアウトプットも出せないような会議であれば、あまり参加する意味はないと思います。
自分は必要ないかもしれないと思ったら、会議の主催者が自分に期待していることを確認してから、丁重に断って辞退するようにします。
参加する会議を厳選する
情報共有だけの会議を開催することをなるべく減らして、なおかつ自分が参加するべき会議を厳選することで、無駄な会議を極力減らすことができるようになります。
限られた時間内で多くの成果を出すためには、もっと生産的な議論に時間を使うようにするべきだと思います。
これからも、なるべく無駄な会議を減らして、生産性の高い仕事をしていきたいと思います。
