こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
資料作成
仕事などで報告のための資料や、プレゼンテーションのスライドなどを作ることがあると思います。
そうした資料の作り方は、人それぞれ異なるように思います。
頭から順番に作っていく人もいれば、思いついたところから作っていくという人もいるかもしれません。
こうした資料は、作成していくうちに色々と思いついたりして、途中からあらぬ方向に資料が出来上がってしまったり、余計な情報がてんこ盛りではいってしまって、主張がボケてしまったりすることもあります。
できれば最終的に伝えたいことをシンプルにまとめて、聞いている相手に届けられるようにできると良いと思っています。
そのためには、資料の頭から最後までブレない軸が必要です。
こうしたしっかりした軸を作るのに、何か良い方法はないでしょうか。
要約からつくる
何かの資料を作るときは、その資料の要約を最初に作るようにします。
ここで言う要約というのは、その資料全般にわたって、最終的に伝えたいことをまとめるということです。
可能であれば一言、あるいは多くても200文字くらいでまとめられる内容で文章を作っておきます。
資料を作る際は、その要約を確認しながら作るようにします。
イメージ的には、ゴールまでの道筋を作っていくイメージで、必要と思われる内容を付け足しながら資料を作成するようにします。
こうすると、作っている資料が、その要約をゴールにして作られるので、内容がブレないような形でまとめることができるようになります。
作業を分ける
複数の資料を作る場合は、要約を作成する時間と、その要約に肉付けしていく時間を分けた方が良いと思います。
なぜなら要約を作る作業と、それに肉付けしていく作業では、頭の中で使っている部分が違うように思うからです。
異なる時間に作業をすれば、使う力を集中させることができるので、微妙に効率が上がっているイメージがあります。
これからも、何かの資料を作るときは、先に要約を作って、ゴールを定めてから作業してきたいと思います。
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