こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
コロナによるコミュニケーションへの影響
コロナの影響で、在宅勤務やWeb会議などがかなり一般的になりました。
コロナの前まで、コミュニケーションの方法といえば、オフィスで同僚と話しながら仕事をしたり、取引先とは対面で面談することが普通でしたが、いつの間にかリモートの選択肢が増えたかたちになります。
Web会議ツールに慣れてきましたし、マイクロソフト社のTeamsや、Slackなど、統合型ツールを使用するような動きがでてきており、ますます選択肢が増えてきている印象です。
各種のツールは、それぞれ良いところや不便なところもあるので、どのツールを選択するかというのも大事になってきていると思います。
それでは、期待する効果を得るには、どのツールを選択すればよいのでしょうか。
ツールの効果を整理する
どのようなシチュエーションの時に、どのツールを選択したほうが良いかは、下記のように考えています。
チャット
チャットは、相手とお互いのペースで話せるというのと、同時に複数を入れられるという特徴があります。また、会話の履歴が残ります。メールよりも反応が頻繁にくるので、少し複雑な話ができます。
従って、チャットは、お互いの都合良い時間に進めても問題ないような、急ぎではない議論の時に使うようにします。時差がある海外の相手とのちょっと複雑な話などの時にも有効です。
対面
対面は声だけではなく、相手の表情や態度、呼吸など、あらゆる情報を相手に伝えることが出来ます。多くの情報を交換して相手と親睦を深めたり、より深い会話ができたりもします。
従って、ご挨拶や交渉、御礼、謝罪などの時は、なるべく対面を選択するようにします。
音声通話
音声通話は、チャットよりも早いペースで会話できますが、チャットと異なり、リアルタイムであるため、相手と自分の時間をあわせる必要があります。
チャットで話していて、うまく伝わらない時に選択します。
ビデオ通話（Web会議）
ビデオ通話は、表情などもある程度伝えることができるため、音声通話よりも多くの情報を相手に伝えることが出来ます。
相手と親睦を深めたり、相手に自分のことを印象づけたい時に選択します。
メール
メールは主に履歴を残したい時に使用します。相手とのペースを合わせる必要がないので、時差がある相手との情報交換にも使用できます。また複数の相手からフィードバックをもらいたい時などに選択します。
期待する効果によってコミュニケーションツールを変える
ツールによって、得られる効果は異なるため、期待する効果を一度考えてから、適切なツールを選択したほうが良いと思います。
今はMS-Teamsのように、複数のコミュニケーションを統合しようという動きもあるため、できれば、一つのアプリ上で複数の機能を使いこなすようにできると、アプリが分散しないので便利かもしれません。
アプリやツールは日々進化し続けています。これからも、色々と試しながら適切なツールを選択していきたいと思います。
