こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
返信が必要な時
仕事などで問い合わせを受けた時は、どこかのタイミングで返信する必要があります。
電話やチャットなど、ある程度リアルタイムな問い合わせであれば、その場で回答することもありますが、メールなどの非同期なコミュニケーションの場合は、返信のタイミングを自分で選ぶことになります。
タイミングを自分で選ぶことができるので、込み入った話の場合は、後で返信しようと思ってしまうことがあります。
しかしここで問題になるのは、相手が返信を欲しいタイミングと、自分が返信したいタイミングが合わないことがあるということです。
明確に期限が示されていれば良いですが、相手が少し急いでいるにも関わらず、自分にそれが伝わっていない場合、返信が間に合わなくて相手に迷惑をかけてしまう場合があります。
こういったことを防ぐには、どうしたらよいでしょうか。
出来る限りその場で返信する
相手が返信してほしいタイミングが明確にわからない場合は、なるべくその場で出来る限りの返信をするようにします。
ここで注意したいのは「出来る限り」という点です。
例えば、自分だけで完結できずに他の人の確認が必要な場合というのもあると思います。
こういったケースで出来る限りというのは、自分が知っている部分だけでも相手に返信するということです。
自分としては完全な回答ではないですが、相手にとってはそれで十分な場合もあります。
そうであるなら、「自分が知っている限りの情報です」と前置きをした上で、相手に返信した方が良いということになります。
たとえ完璧な情報ではなくても、相手は不足部分を自ら補完して目的を達成することだってできるかもしれません。
従って出来る限り受け取った瞬間に返信する事は有効な場合が多いのです。
もちろん期限が明確に書いてあるのであれば、それに合わせて自分の作業を調整して返信を後回しにしても良いと思います。
完璧を目指さない
質問への回答は出来る限り早い方が良い場合が多いです。
体力的に疲労している時に質問を受け取った場合は、どうしても後回しにしたくなりがちです。
しかし、大抵の場合後回しにして良い事など一つもありません。
あまり完璧を目指さずに、出来る限りその場で返答することによって、良い効果がたくさん生まれると思います。
これからも質問を受けたら、出来る限りその場で返答していきたいと思います。
