こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
同一フォーマット
仕事などで、レポートや進捗管理のフォーマットを合わせることがあると思います。
こうしたことは、上層部からの指示や、自分たちの担当範囲のステータスを管理したいと考えている部署の担当者から依頼されることが多いかもしれません。
こうした依頼がくると、自分たちが普段管理しているものから、統一フォーマットへ変更する作業が発生します。
簡単な数字の管理くらいであれば、サクッとできます。
しかし、とんでもなく複雑なフォーマットや、たくさんのデータがある場合、その変換作業はとても大変になります。
そうは言ってもやらないわけにはいかないので頑張るわけですが、最近そういう作業を見ていて思ったことがあります。
合わせる事にこだわらないほうが良い
フォーマットを合わせる作業では、なるべく統一化された項目にデータを入力していくことが多いと思います。
しかし、どうしても意味が違っていたり、きっちり合う項目がないので、近いものを入力したりすることになります。
このようになると、そもそも実態をしっかり反映しない部分がでてくるので、見た目は良いのですが、だんだん意味が少なくなってきます。
従って、「管理しやすいから」という観点だけでフォーマットを合わせるのは、無駄な作業を大量に生む可能性があるため、慎重に行う必要があると思っています。
国や環境、部署が違う人達が管理しているものは、それぞれの状況に合わせた項目が使われているので、同じような項目を他の場所で使うということなどありません。
なぜなら状況が違うので、思いつきもしないからです。
従って、フォーマットを合わせるために、項目を共通化していこうとしても、無理が出てきてしまい、結局実態をあまり反映していない美しい資料ができあがるだけになってしまいます。
そう考えると、フォーマットを合わせることに、あまりこだわらなくても良いのではと思ってしまいます。
なるべくフォーマットを合わせない
統一フォーマットで作成して、やっとの思いでまとめられたとしても、日にちが経ったらいつの間にか使われなくなることがあります。
使われなくなるだけなら良いですが、新たに改良されたフォーマットで、再度作成を依頼されることもあります。
私はそうした例を実際に何度も見てきたので、きっと同じような体験をしている人も多い事でしょう。
もし、あなたが複数の異なる状況下にあるチームの数字などを、「こちらの方が、統一されていて分かりやすいから」という理由だけで、頻繁にフォーマットを変更しているとしたら注意が必要です。
それは、比較的高い確率で、フォーマットが統一されていて便利だと感じているのは、あなただけだからです。
今はデジタルの時代です。
もし、どうしても統一されたフォーマットで管理したいのであれば、アプリなどを使用して、依頼する側が自動化できる仕組みを作ってあげることだってできます。
それくらいのやる気がないのであれば、おいそれと気軽に依頼するものではないと思っています。
これからも、少なくとも自分からは、フォーマットを合わせてもらうよう頼むような状況をなるべくつくらないように、気を付けていきたいと思います。
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