こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
うまく進まない打ち合わせ
仕事などで打ち合わせがうまく進まず、議論が停滞してしまったり、なかなか物事が決まらない事があると思います。
何度も何度も打ち合わせをしているのに、何にも決まらないと、どうしたものかと困ってしまうものです。
毎回真剣に取り組んでいるつもりでも、同じような議論が繰り返されていたりすると、ぐったりしてきますし、やる気もなくなってきます。
できれば、なるべくスムーズに議論が進むのが理想なので、複数のポイントをおさえてしっかり進めていこうとすると思います。
しかし、タスク管理や、議事録作成、スケジュールの設定、担当者割り当てなど、様々なことに気を配ればうまくいくというわけでもありません。
また、このように複数の事に気を遣うのは、正直疲れてしまいます。
打ち合わせをうまく進めるためは、どういったポイントに気を付ければよいでしょうか。
打ち合わせのポイント
打ち合わせをうまく進めるためには、次のようなポイントが大事だと思っています。
前回までの内容をレビューする
継続的に検討が行われていたり、一度の打ち合わせだけでは決められないほど多くの検討要素がある場合は、複数回打ち合わせをすることになります。
その際、いかに前回までの内容をスムーズに思い出せるかが大事になってきます。
前回までの内容を前もって全員が確認してくれれば良いですが、皆忙しかったりするのでそうしたことは期待薄いと思います。
従って、打ち合わせをホストしている人は、前回までの内容を会議の冒頭でレビューするかたちにすると、全員が同じスタートラインから再開できるので、議論がスムーズになります。
検討項目を絞る
打ち合わせで出てくるアイディアや検討事項は、放っておくとどんどん増えていきます。
打ち合わせをうまく進めるためには、この検討項目数をなるべく減らす方向で話を進める必要があります。
大事なのは、とにかく何でも数を絞っていくという事です。
例えば、たくさんアイディアが出てきたらそのうち有効そうなものを三つ絞るであるとか、議論が発散しそうになったら、１つの項目だけまず議論するなどです。
どんどん数を絞れば、いずれ決定事項が増えていくと思います。
次のアクションを決める
せっかく打ち合わせをしても、何かの行動につながらなければ、何も起こりません。
従って、できるだけ次回の打ち合わせまでにやっておく必要な事をリストアップして、担当者を割り当てて作業してもらうようにします。
もし、作業が具体的に決まるところまでいかなければ、次回の打ち合わせ設定をアクションに加えるようにすれば良いだけです。
ポイントはそこまで多くない
打ち合わせをしっかり進めたい気持ちが強すぎて、あれもこれもに気にかけてしまうと、なおさらうまくいかなくなってしまう事があります。
とりあえず、ここで上げた三つのポイントだけでもおさえておけば、うまくいかなくなることは少なくなると思っています。
複数人が参加する会議は、進行がかなり鍵です。
うまく進めることができれば、皆の知恵を集めてすばらしい結果を生むことだって可能だと思っています。
これからも、打ち合わせをうまく進めるために、これらのポイントをしっかりおさえていきたいと思います。
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