こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
システムのレポート
仕事などでは、売上や顧客との商談状況などをシステムで管理することが多くなってきていると思います。
マネジメント層も上の方になると、末端の現場の方で色々と確認する時間がつくれないため、こうしたシステムのレポートを見るしか選択肢がなくなってきます。
レポートの中でおかしな動きを発見した場合は、中間管理職を経て、現場の方に問い合わせが来たり、様々な指示が降りてきたりします。
特に現実の状況とレポートの内容が合わない時は、様々な確認や問い合わせが発生します。
システムも完璧ではないので、完全に現実の状況を反映することはできません。
そのためデータを手動で修正したり、中身を現実と比較して何が起こっているかを確認する作業が発生します。
このような現実の状況と、システムとの兼ね合いについては、どのように考えたら良いでしょうか。
データ作成に時間をかけすぎない
システムで管理するのであれば、現実の状況を反映させるための作業をなるべく少なくするようにします。
この場合、レポートよりも現場からの報告の方を信じる方が良いと思います。
組織が大きくなると、こうした手動の報告は大変なので、レポートの方で何とかしたいという気持ちは分かります。
しかし、そのデータを整形するために多くの人が作業を強いられたり、説明するための資料を作ったりするというのは、激しく無駄だと思います。
レポートを見る立場の人達は、このような無駄な作業が発生していないか、注意深く見ておく必要があるでしょう。
本質を見失わない
業種によっても違うかもしれませんが、仕事の現場で周りを見ていると、レポートの内容について色々と作業している人たちをよく見かけます。
おそらくそうした作業をしている人たちは、もはや何のための何の時間なのかわからなくなっていると思います。
「レポートを作ることがゴールではなく、ビジネスの目標を達成することがゴールである」ということを忘れないようにしたいものです。
これからも、こうした無駄な作業が発生しないように、注意していきたいと思います。
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