状況把握のためのレポート
企業などの組織で仕事をしていると、自分が所属しているチームのマネージャーから、色々なレポート作成を依頼されることがあります。
例えば、プロジェクトの進捗状況や、費用の使用状況、業務報告など、それらは多岐にわたると思います。
マネージャーとしては、そういったレポートがそろっていると、何か聞かれたときに素早く答えられるので、安心感が増します。
しかし、それらのレポートには詳細が記載されているので、普段からそうした細かいところまで見るかというと、非効率なのであまりやらないように思います。
普段はあまり見ないのですが、いざという時に必要になると思われるので、チームメンバーに作成を依頼することになります。
こうした管理業務は、本当にそこまで必要なのでしょうか。
管理業務はなるべく減らす
自分がチームを持つマネージャーの立場である場合、管理目的でメンバーに資料を作ってもらうのは、なるべく避けるようにしたほうが良いです。
それよりも、普段からチームに求める方向性を何度も伝え、頻繁にコミュニケーションをとるほうが大事です。
他部門や自分の上司に何かを聞かれて、「そんなことは聞いていない」といったサプライズを避けたいという気持ちはよく分かります。
しかし、そういった「前もって自分が把握しておきたい」というための詳細報告や資料は、はっきり言ってかなり無駄です。
きっと、チームメンバーたちは、そういった資料を作りながら、「こんな細かい資料を本当にみるのか」と思いつつ、何のための何の仕事なんだとモチベーションを下げて対応している事でしょう。
また、そういった資料は、とんでもなく作成に時間がかかるので、本来の業務に使える時間も少なくなり、しかもその資料は1円も生み出しません。
もし、なにかメンバーに作成を依頼するのであれば、こうしたコスト意識を思い出して、一旦それが本当に必要かどうかを考えると良いでしょう。
信頼して任せてあれば問題ない
チームを持ってしまったら、その動向を把握していないと、なんとなく不安になるでしょう。
もし、自分の上司に聞かれたときに、きちんと把握していなければ、自分の管理能力が問われるのではと思ってしまうのでしょう。
しかし、何でもかんでもリアルタイムで把握することはできませんし、そうかといって、自分からすべての話に参加していては、いくら時間があっても足りません。
それよりも、きちんとした方向性を共有して、メンバーに任せて信頼し、普段からコミュニケーションを欠かさないようにしていることが大切です。
そうすれば、上司に聞かれたとしても、「その件は〇〇になる予定です。現状の詳細は確認してお伝えします」と自信をもって言えると思います。
これからも、なるべく何のための何の仕事か分からないような管理業務は、なるべく減らしていきたいと思います。
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