仕事の打ち合わせ
仕事の打ち合わせなどで、相手との会話内容や合意事項を共有するために議事録などを作成する場合があります。
かなりフォーマルな顧客とのプロジェクトに関する議事録などは、オフィシャルな文章になる場合もあるので、きっちりとしたフォーマットや内容になっていることが多いです。
仕事をしているとその他にも様々な種類の会議があり、その中には、同僚同士の意識合わせだったり、進捗確認だったり、そこまでオフィシャルなものではないものもあります。
こうしたどちらかというとカジュアルな会議の場合、話し合った内容よりも、すぐに全員がアクションを起こした方が進むのが早いので、あまり格式ばった議事録は作成しない場合があると思います。
昔からある大きな会社や、社内規定がしっかりしている組織だと、そんなことはないのかもしれませんが、中には特に記録などを取らずに、そのまま走り出してしまうというパターンもあります。
短期間であればよいのですが、少し時間が経ってしまったりすると、お互いの覚えている会議の内容にずれが生じたりして、議事録がないことを後悔することがあります。
こうした問題が起こらないようにするにはどうしたらよいでしょうか。
その場でメモを送る
どんな打合せであっても、話した内容はその場でメモして、打合せが終了した直後に全員に共有するようにします。
共有する時は、「私のメモを共有します」と言って共有するようにします。
こうすると、特に議事録のようにフォーマットがしっかりしていなくても、単なるメモなので、ぎゃんぎゃん怒られる事は稀ですし、「私の」と言っているので、「全員のためにわざわざ作っている感」も薄れて、気兼ねなく皆が利用できます。
フォーマットは自由ですが、少なくとも決まった内容と、今後のアクションについては書いておくと便利です。
もし、話しながらで余裕がなければ、その場で自分がメモした内容をそのまま送っても良いと思います。
なるべく早く共有する
単なるメモを共有するだけですが、これが後で絶大な効果を生むこともあります。
メモがあれば、少なくとも「言った、言わない」や、「キレイさっぱり忘れました」という状態は回避できます。
会議直後になるべく早く送るようにすれば、「なんだか、とっても、できる人」感も演出できますので、一石二鳥です。
これからも、何かの打ち合わせをしたら、そこで合意した内容をすぐに相手と共有していきたいと思います。
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