こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
議論が分散する会議
仕事で会議をしていると、だんだん議論が分散してしまう時があります。
通常の会議では、進行するためのホストがいます。そのホストがスムーズに会議を進行できれば、なんの問題もありません。
しかし、進行になんらかの問題があり、議論が分散してしまうと、参加者は言いたいことを言うだけになってしまい、何のための何の会議なのかわからなくなってしまうことがあります。
このようにポイントがぼやけてしまって会議の質が悪くなってしまうと、そこに参加している全員のコストを浪費したことになり、組織として大きな損失となります。
こうしたことを防ぐためには、少し工夫をする必要があるように思います。
ホワイトボードで進行状況を視覚化する
会議の最中に、ホストの進行がまずくて修正したい場合や、もしくは自分がイニシアティブを取りたい場合は、ホワイトボードに議論の内容を書いていく役割をやってしまいます。
やり方としては、「ちょっと伺っている内容を整理させてください」と、言って、議論している内容を単純に書いていくようにします。
このように一度ホワイトボードで議論を掌握できれば、議論したいポイントをハイライトしたりすることで、議論をコントロールできるようになりますし、関係ない話題に逸れるのを防ぐこともできるようになります。
議論を進めながら、各参加者に質問していくかたちにすることで、進行は、さらにスムーズになります。
他に積極的な参加者がいる場合、その人もホワイトボードに書き込んでくる場合がありますが、多くの場合、自分でコントロールすることが可能です。
たとえ、書き込む人が増えたとしても、議論が盛り上がって良いアイディアが出てくる可能性があがります。
最近ではリモート会議が多いため、ホワイトボードを使うことが難しくなっています。
しかし、ホワイトボード機能があるWeb会議システムもありますし、画面共有してノートを共有しても良いと思います。
最近のアプリは、「描画機能」を搭載していますので、タッチペンや指などを使って手書きの図を描くことも可能です。
この機能を使えば、あたかもホワイトボードを全員で共有しながら議論しているように使えます。画面共有であれば、基本的に専有できるため、結果的に議論を制御しやすくなります。
ホワイトボードで議論の主導権を握る
議論の主導権を握りたければ、ホワイトボードで内容を書く役をやってしまうのが早いです。
他に積極的な発言をする人がいなければ、まず間違いなく議論の主導権を握ることができます。
ホワイトボードであれば、図を交えることで全員のイメージをあわせることもできます。
これによって、会議の質も大幅に向上し、勘違いなども防ぐことができます。このやり方は何回か試してもらうと良いかもしれません。
