人生のヒント

人生や仕事をする上で役に立つヒントを書いています。外資系IT企業で働くビジネスマンとして、仕事の中で学んできた知識を共有していきたいと思っています。

依頼事項を進めるためのコツ

こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。

依頼事項が進まない時

何か人にやって欲しいことがあって、依頼したがなかなか進捗しないことがあります。

 

例えば、仕事で提出しなければいけない資料の作成を同僚に依頼したが、一週間以上経っても進捗がないなどです。

 

依頼した側は、期待してる内容を既に伝えてしまっているので、相手側の進捗が遅くても待つほかありません。

 

進捗が遅いのは、忙しすぎて時間がないのかもしれないですし、必要な資料が集まっていないなどの問題があるのかもしれません。

 

こうした場合、少しでも前に進めるためにできることはないでしょうか。

完成イメージをこちらから共有する

依頼した事がなかなか進まない時は、こちらが期待しているざっくりとしたイメージを作ってしまいそれを共有するようにします。

 

例えば資料であれば、ファイルを作成してしまって、そこに自分が期待するフォーマットの枠だけを書いて渡します。

 

こうしておくと、相手がやる作業としては、この出来上がっているフォーマットの枠に内容を追加していくだけとなります。

 

これは、依頼した相手が作業に入るためのハードルを少し低くするという効果があります。

作業に手を付けるハードルを下げる

資料を作ると一言でいっても、どのファイルフォーマットにするかや、ファイル名はどうするのか、どういった項目が必要なのかなどを考える必要があります。

 

一つ一つは大したことではないですが、どんなことでもなにもない状態から何かを作るのはパワーがいるものです。0の状態から1にするほうが、2を5にするより大変というイメージです。

 

たったフォーマットを用意するということであっても、0を1にしているため、相手が作業に入るための精神的なハードルを下げる効果はあると思います。

 

これをやってみると意外に効果が高いので、もし滞ってる作業などがあれば、自分で大枠を作ってしまって相手に渡してみるのも良いと思います。

 

これからも作業が滞ったら、こちらでざっくり大枠を作ってしまって、相手に渡して作業を進めていきたいと思います。

f:id:shingotjp:20220307161740j:plain