期限があるものは受けた直後に手をつける

こんにちは、しんごです。

人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。

期限がある依頼

期限が設定されている依頼は、当然ですが期日に間に合わせて完成させる必要があります。ただタスクが多くなってくると、どうしても後回しにしたくなります。特に手を付けていた作業があるときに、新たな期限付きの依頼が飛び込んでくると、すぐにタスクリストに書いて忘れたくなります。

依頼事項には、大小様々あると思います。やってみると実は数分で終わるような作業というのも混ざってきます。私は作業時間をモニタするアプリを使用しているので、実際に作業したときの所要時間を把握しています。もしかしたら、実際は数分で終わるようなことなのに、後回しにすることで、依頼者は待たされることで作業が遅れ、自分はそのタスクを忘れてしまうリスクにさらされます。

受けた直後に手をつけてみる

期限がある依頼を受けた場合は、ほんの少しだけ手をつけてみます。例えば、「この検討事項について意見をください」というものだとしたら、まずこの「検討事項」を理解しなければなりません。こうした場合、送られてきたドキュメントファイルをまず開いてみるのです。この「まず開く」ということが大事です。

開いてみると、その検討事項のボリュームがわかります。もしかしたら、大した量ではなく、数分でフィードバックをつくることができるかもしれません。逆にとんでもない量の文章かもしれません。もし量が多いなら、もちろん後回しにして作業時間を別途確保したほうが良いでしょう。しかし、もし量が少ないのであれば、もういま開いたこの場でやってしまったほうが依頼者も自分もハッピーになれると思います。

こうして、まず手をつけてみることで、分量を把握することが可能となり、可能であればすぐに処理できるようになります。