こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
良く分からない依頼
仕事などでは、期待通りの成果がだせるかどうか分からないことが多いと思います。
そもそも期待されていることが良く分からなかったり、チャレンジング過ぎる目標があったりと、その状況は様々でしょう。
例えば、「来週目標達成のための課題と、その対応について議論する」という話が来て、会議への参加依頼が来たとします。
しかし、そこには何かを用意しておいてほしいなどの具体的な指示がほとんどありません。
ふんわり「対応について考えておいてね」的な事が書いてありますが、具体的にどういう内容を話すのかは、いまいちわかりません。
こうした時の対応は悩むものですが、ここで一つやっておくと良いことがあります。
ちょっとした資料を用意する
やっておくと良いことは、「ちょっとした資料を用意しておく」という事です。
先程の例であれば、自分なりに考えた課題や認識、対応策などをまとめておくのです。
ちょっとした資料なので、大体１ページくらいの簡単なものにします。
先の例だと、他の参加者は、明確に依頼がなかったため、皆口頭で意見を言うかたちになると思います。
そんな中、自分も皆に合わせて口頭で説明しても良いですが、１ページだけの資料でも良いので、「ちょっとだけ資料をつくったので、そちらで説明させてください」と言って、資料を見せながら説明するようにします。
こうすると、どんなに雑な資料でも、依頼した人は「事前に考えてきてくれたんだな」と感心したり、感謝してくれたりするものです。
そして、たとえ用意した資料が少々的外れであっても、あなたの評価は下がることはなく、むしろ少し上がる場合が多いでしょう。
このちょっとした資料は、凝ったものでなくても良いですし、期待されていたものからズレていても、問題ありません。
資料作成に時間をかけない
資料を準備する際のポイントは、なるべく作成に時間をかけないようにすることです。
１枚だけでも良いですし、シンプルなもので構いません。
なぜなら、資料の内容よりも、事前に準備していることが大事だからです。
特に準備の案内がされていないのに、さらっと資料がでてきたら、はたから見ていてもなんだかできる感じがしますよね。
周りから、「なんだよ、いらないって言っていたじゃないかー」と思われるかもしれませんが、ガッツリ作りこんでいるわけではないので、そこまで恨まれることもありません。
むしろ周りも次回から真似して、より議論がスムーズに進むようになることもあります。
これからも、ゴールが良く分からない会議であっても、ちょっとした資料を用意して対応していきたいと思います。
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