何かの説明
仕事などで、誰かに何かを説明することがあると思います。
かなり大規模なプロジェクトなどでは、説明に必要な情報が多岐にわたります。
たくさんの情報が詰め込まれた資料は、なんだかすごそうですし、説明を聞く側も気合を入れないといけないなと思ってしまうものです。
しかし、説明を一生懸命聞いていても、なんだか全体の構成が見えなかったり、情報が多すぎて消化しきれなくて、結局なんなのか分からない状態になることがあります。
こうした説明をする時、聞き手が理解しやすいようにするには何に気を付ければ良いでしょうか。
概要から説明する
何かを説明する時は、まず全体像が把握できる概要から説明するようにします。
概要は、ものすごくざっくりしたものにして、できるだけシンプルにします。
例えば、複数の会場で複数のセッションがあるイベントのタイムスケジュールを説明するとします。
その場合、その会場のメインテーマについてだけ書いておき、それぞれのセッションの内容はすべて削除して説明します。
何となく全体の雰囲気がわかる程度まで情報を省くことで、大きな全体像は、より把握しやすくなります。
コツとしては、「ちょっと省きすぎたかな」と思ってしまう程度がちょうど良いと思います。
説明する側としては、より詳細がきちんと伝わったほうが良いという親切心が働いてしまうので、比較的情報を詰め込みがちです。
しかし、実際聞き手は、「要は何なの？」と、まずざっくりどういうことなのかを知りたいというのが多いと思います。
従って、あまり詰め込み過ぎないようにして、「要はこれ」という形をまず説明するのが良いと思っています。
必要な部分のみに集中できる
限られた情報しかない場合、聞き手は自分の知りたい事を質問してきてくれます。
その場でそれらの質問に答えながら補足することによって、聞き手が興味のない余計な情報を入れる作業がごっそり不要になるので、とても効率的です。
また、聞き手もたくさんある情報からどれが自分にとって重要なのかを一生懸命考える手間が省けます。
そして、聞き手が気にもしていなかったのに、最初から盛り込み過ぎて、余計な情報が入り、いらぬツッコミが入ることも避けることができるので、リスク回避にもなります。
これからも、誰かに何かを説明する時は、思い切りシンプルな概要から説明していきたいと思います。
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