人生のヒント

人生や仕事をする上で役に立つヒントを書いています。外資系IT企業で働くビジネスマンとして、仕事の中で学んできた知識を共有していきたいと思っています。

相手の理解を得たいときのコツ

こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。

相手の理解を得たい時

仕事などで、何か解決したい問題などがあったときに、それを手助けしてくれる相手の理解を得たい場合というのがあります。

 

例えば、現場で起こっている不具合に対して、上層部に状況を理解してもらう時などです。

 

こうした場合、相手の理解を得るためには、問題が発生した経緯や、その他の情報をまとめた資料などを作成して相手に送ることになります。

 

情報を受け取る側は、全く何も聞いたことのない状態から対応することになるため、一度に大量の情報を受け取ってしまうと、内容を理解するよりも先に驚いてしまい、「一体何が起こったのか」と慌ててしまうでしょう。

 

こうした時、なるべくスムーズに相手の理解を得るために、何か良い方法はないでしょうか。

情報の頭出しをする

相手の理解を得たい場合は、最初から全ての情報を相手に渡すのではなく、情報の頭出しをしてから話を進めるようにします。

 

例えば先ほどの例であれば、現場でこんな不具合が起こっていて、困っているという事実だけを伝えるようにします。この時、詳細は後ほど送る旨を同時に伝えておきます。

 

受け取った相手は、頭出しがされたことによって、まず問題のポイントを知ることができます。

 

こうした頭出しがなく、突然大量の情報が来ると、相手は初めて聞く話なので、「そんな話は聞いてない」と、身構えてしまう場合があります。

 

情報の頭出しがあれば、相手にとって次にくる詳細な情報は、もはや初めての話ではなくなります。そのため次に大量の情報が来たとしても、対処のハードルが下がります。

 

また、相手は詳細の無い情報しか得ていないため、もう少し詳細が知りたいと興味が湧く場合もあります。運が良ければ、相手が真っ先に知りたいポイントをこちらに教えてくれるかもしれません。

相手のペースを考える

相手の理解を得たい側にとっては、なるべく早く問題を理解して欲しいため、全ての情報を一括で送りたくなってしまうと思います。

 

そこを一旦我慢して、頭出しをしっかりと行うことによって、慌てて全ての情報を出すよりも相手の理解を得られやすくなります。

 

送った側は、頭出しを送った後、相手がそれを確認している間に、詳細な情報をしっかりまとめる時間も得ることができます。

 

相手の理解を得ることがゴールなのであれば、受け取る相手のことをしっかりと考えなければなりません。

 

早く結果が欲しいばかりに、自分のことばかり考えていると、無駄に時間かかってしまう場合があります。

 

これからも相手の理解が欲しい時は、しっかりと最初に頭出しをしていきたいと思います。

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