こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
仕事の資料作り
仕事などで説明するための資料を作ることというのは、頻繁にあると思います。
何か解決したい問題や、通したい企画などである場合は、その資料によって相手の理解を得る必要があります。
こうした資料を作る際は、どうしても作成者に「思い」があると、それが強く資料に反映されてしまうことがあります。
こうした「思い」が強すぎると、時々少しわかりにくい資料が出来上がってきます。
どうしたらこうしたことを避けて、相手に伝わりやすい資料を作ることができるでしょうか。
受け取る側のことを考えて作る
資料を作る場合は、その資料を見る人の立場を想像して、受け手側のことを考えながら作成するようにします。
思いが強い過ぎると、どうしても作成者の意図が入りすぎてしまったり、背景情報が頭に入りすぎているため、相手に必要な情報が資料に反映されていなかったりする場合があります。
相手がどの程度の背景を知っているのかや、補足しなければいけない情報など、受け取り側の状況や知識レベルをよく考えて資料を作るようにした方が良いです。
使っているフォーマットや、言葉遣いも相手に合わせたほうがわかりやすくなるので、もし違うトピックで相手が用意した資料等が手に入るのであれば、それを参考にして作ると良いです。
相手が使うことも考える
説明用の資料であれば、それを受け取った相手が、その資料を使って、第三者に説明する場合もあるかもしれません。
そうした場合は、ある程度受け取った側の人がその情報を加工して使う場合があると思います。
そうした状況も考慮した形で資料を作れれば、相手にとっても便利になると思います。
これからも資料を作る際は、受け取る側のことをよく考えながら作りたいと思います。
