こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
相手の質問
仕事などで相手に何らかの確認をしなければならない時は、メールや電話などで質問や依頼をすることになります。
質問している側は、そのことで頭がいっぱいなので、とりあえず相手にメールでそのことを伝えれば、相手は完全に自分と同じような勢いで対応してくれることを期待してしまいます。
そして質問を出した後は、相手から回答が来るまでしばらく待つことになります。
メールを出してから少し時間が経っても回答が得られない場合は、だいぶイライラするものです。
なぜ回答が来ないんだとやきもきしたり、期限が迫ってしまって、回答が来ず、非常に困ってしまったりなど、色々とトラブルになりがちです。
こうしたトラブルを事前に避けるには、どうしたら良いでしょうか。
投げっぱなしにしない
質問したからといって、相手が自分の質問に対して回答をすぐに用意するとは限りません。
そもそもメールなどで質問した場合は、そのメールを見ていない可能性もあります。
また質問の内容をチラッと見ただけで、よく理解していない可能性もあります。
したがって質問をしたからといってそのまま放置するのではなく、自分から積極的に状況を確認したり、不足した情報がなかったりしないかをあえて確認する必要があります。
もし相手が忙しい人なのであれば、段階的に相手に連絡をしていきます。
例えばメールで質問したのであれば、最初は「この件はどうなったか」と言う確認のメールをもう一度出します。
それでも回答がない場合は、やり方を少し変えて、チャットで状況を確認してみます。
その場合、こういったメールを出したけど見ているかを確認する程度にします。
決してここで回答まで得しようとしないことが大事です。
またチャットで連絡してもあまり反応がなければ、相手とのミーティングをこちらから設定してしまうのも良いです。
真面目な人に多いですが、中にはきちんとした回答を準備できない限り回答できないと考えている人もいます。
ミーティングを設定すると、それまでになんとかしようという気になり、対応が早まることがあります。
依頼事項は2秒で忘れるもの
依頼している側は忘れる事はありませんが、依頼された側は、基本的に数秒でそのことを忘れてしまうと考えた方が良いです。
「相手は質問に興味はない」という前提で動けば、おのずとどういった行動をすれば良いか見えてくると思います。
これからも、質問を投げたままにしないで、常にこちら側からできる事は何でもやっていきたいと思います。