こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
無駄な作業
仕事などで、誰かに資料の作成や情報収集などの作業を依頼されたりすることがあると思います。
こうした場合、依頼者の意図や希望を聞いて作成するわけですが、出来上がった成果物が依頼者の意図に合わなかったり、修正や違う要求を追加されたりして、それまでやっていた作業の一部が無駄に終わることがあります。
自分としては、当初から要求通りに作っているはずが、思わぬポイントをを追加されたり、指摘されたりして、やり直しを余儀なくされるかたちになったりもします。
最悪の場合、全てやり直しということもあり、そうなってしまうと、今までの作業や時間が全て無駄になってしまいます。
こうした無駄な作業を増やさないようにできる方法はないのでしょうか。
こだわりを把握する
無駄な作業を極力減らすには、「依頼者のこだわっているポイント」をいち早く把握するようにします。
依頼の内容を細かく指定される場合があっても、その中で依頼者がこだわっているポイントというのがいくつかあるものです。
こうしたこだわっているポイントは、他のどのポイントが満足されていても、そのこだわってるポイントが含まれていないと、依頼者が満足しないパターンが多くみられます。
逆にそのこだわってるポイントさえ入っていれば、他の部分が気にされないということもあります。
作業のできるだけ早い段階で、この「こだわりポイント」を含めることによって、こちら側の無駄な作業を減らすことができるようになります。
できるだけポイントを探る
相手がこだわっているポイントを探し出すことは大事です。
ポイントを確認する際、メールなどで送られてきた依頼内容を読んで理解したから大丈夫と思わないほうが良いです。
できれば双方向でコミュニケーションできる状況をつくり、様々な観点からの質問をして、こだわっているポイントを探るべきです。
これからも、相手の「こだわりポイント」をいち早く把握して、無駄な作業を極力しないようにしたいと思います。
