こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
To Doリスト
To Doリストは、「今日はこれをやる」といった、やりたいことや、やらなければならないことのリストです。仕事をしている方々は、こうしたリストを活用していることと思います。
通常To Doリストを作成する時は、なにをやる必要があるかという「やることリスト」になります。当然このリストを消化していくためには、それをやるための時間を確保する必要があります。
しかし、仕事をしていると、通常自分がやりたいことだけをやっているわけにはいきません。リストを作成している最中にも、お客様からの問い合わせや、同僚からの確認依頼など、様々なタスクが入ってきます。
また、前日までの残案件など、早く終わらせてしまいたいものや、心配事など、様々なものが残っているものです。
こうした状況では、To Doリストを作成したとしても、それ以外のことにも時間を使ってしまう可能性がでてきてしまい、気がつくと一日の終わりに、朝決めたTo Doリストができていないことにショックを受けるという状況になります。
To Doリストを作ると同時にやらないことも決める
通常To Doリストを作る際は、残っているタスクや、急な割り込みにどう対処するかなどは考慮にいれないことが多いと思います。
To Doリストでやることを決める際に、同時に、今日絶対にやらないことも決めることで、リストの内容を行うための時間を確保する決意をしておくことが大事です。
例えば、このタスクが終わるまでは、「同僚からの問い合わせには回答しない」であるとか、「こちらの資料作成は今日やらない」など、やらないことをハッキリ決めておきます。
一見薄情な感じもしますが、時間もタスクを行うためのパワーも有限なので、やらないことを決めないと、そちらにも力を注がなければならなくなり、集中もできなくなってしまいます。
こうなると重要なリストのタスクも消化できなくなってしまうので、そうならないように、必ずやらないことも決めて、それを決意する必要があります。
全てはできないことを認める
To Doリストを活用している人の中には、自然にこれができている人もいると思いますが、真面目な人に限って、割り込みのタスクに時間をとられ、結局リストを未消化で終わるパターンが多くなります。
やらないことを決めて、決意することで、少しクールになって、きちんとリストをこなせるようにすれば、タスクが減って、結果的に後で残案件のための時間を確保することができるようになります。
きちんと優先順位を決めて、効率よくリソースをコントロールすることで、更に成果をあげられるようになると良いと思います。
