書いて伝える時
仕事やプライベートで、メールなどを使用するなどして、誰かに何かを伝えることがあると思います。
特に何か相手に判断して欲しい時などは、早く読んでもらいたいですし、判断してほしいところです。
しかし、普通に書こうとすると、関連する情報があったり、概要があったり、添付資料があったりして、いつの間にか激しく情報過多なものになることがあります。
こうした時、なるべく内容をシンプルにしていくために、良いヒントはないでしょうか。
シンプルにする書き方
内容をシンプルにするためには、無駄な部分を省いていく必要があります。
しかし、最初にたくさん書いてから省いていくというのは、かなり効率が悪くなります。
従って、まずは最初に相手が最も興味がある内容を書きます。
これはむしろ結論であり、もし相手と話していて、最初に聞かれたり、最後に必ず聞かれることを書きます。
その後に書くことは、最初の結論について恐らく出てくるであろう二つ三つくらいの質問に対する答えを書いていきます。
前回話していた時に聞かれたことや、ほぼ毎回聞いてくるようなこと、自分がもし相手の立場だったら是非知りたい事を書きます。
以上で書くのはやめてしまい、その他は勇気を出して書かないか、書いていたら全て削除してしまいます。
なぜなら、それ以外の情報を入れたとしても、相手に伝えるという意味では、ほとんど役に立たないためです。
参考程度に関連するドキュメントなどを添付するのも不要です。
もちろん相手が求めてきたら付けても良いですが、求めていないのであれば、初めからいらないのです。
このようにして、シンプル化することで、余計な情報に気をつらすこともなく、本当に伝えなければならない大事な情報をピンポイントで相手に伝えることができるようになります。
足りないと思う程度
真にシンプル化された情報は、パッと見作成者にとってあまりにも情報がなさ過ぎるように見えるものです。
「これではなんもわからないかもしれない」と、不安になるくらい情報が少なければ、それはシンプル化に激しく成功している証拠です。
そこを勇気を持ってそのまま突き進むことで、思いもよらないスピードで物事が進むようになるでしょう。
もしシンプル化し過ぎて本当に情報が足りなければ、相手が必ず聞いてきます。
それはつまり、相手がもっと知りたいと興味を持ってくれているという事なので、複雑過ぎてうんともすんとも返答がないよりよほど良いです。
これからも相手の思考を読みつつ、ざっくりシンプル化していって、伝える効果を上げていきたいと思います。
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