こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
電話で話す時
このスマホ時代では、電話で人と話すことも減ってきていると思います。
大抵はメールやメッセージアプリでやり取りすることが多くなっているでしょう。
しかし、相手との会話が必要な場面では、まだ電話で話すことがあると思います。
電話の方が相手の反応を聞きながら話を調整することもできますし、こちらから提供できる情報も多くなっていきます。
しかし、最近はメールに結構慣れてきてしまっているので、いざ電話で話そうとなると、うまく要件が伝えられなかったり、ちょっとした失敗をしてしまうことがあるかもしれません。
そんな時に試してほしいことがあります。
メモを準備する
誰かに電話で要件を伝える時は、前もって話すことをだいたいメモに書いておくようにします。
例えば、確認したいことがあるのであれば、それらを箇条書きにしておいて、それを観ながら電話します。
また、もし話す相手が初めて話す人の場合は、自分は誰で何の目的で連絡しているのかを最初に書いておきます。
意外と自分が誰かを認識させるハードルというのは高いので、相手が自分の事を認識できる効果的な言葉をいくつか準備しておくと良いでしょう。
コツは、最初の一言をきちんと書いておくことです。
出だしのセリフはそのまま書いてしまっても良いと思います。
そうしておけば、電話をかけたものの、わたわたしてしまって、結局なんだかわからない滑り出しになってしまい、相手に不信感を頂かせることもなくなります。
出だしがうまくいけばあとはアドリブで何とかなることもあるので、最初の部分を大事にすると良いでしょう。
後から気づく事
よく電話をし終わった後に、「あー、あの事聞くの忘れた・・・」などと気付いてしまう事があると思います。
そうなると、もう一度電話したり、メールで聞いたりしなければなりません。
電話をする前に聞かなければいけないポイントをメモしておいて、それに沿って話をすれば、そういった失敗は最小限にすることができます。
これくらいの項目であれば覚えていられるだろうと思っていても、意外と話をしていると忘れてしまうものです。
メモを活用してしっかりと会話できれば、後から何かしなければいけないといった二度手間もなくなるでしょう。
これからも、初めての人と電話をする時は、最初の一言と、大事なポイントをメモしてから電話したいと思います。
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