人生のヒント

人生や仕事をする上で役に立つヒントを書いています。外資系IT企業で働くビジネスマンとして、仕事の中で学んできた知識を共有していきたいと思っています。

悪い話は事前に会話しておく

こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。

予期せぬトラブル

普段仕事をしていると、いくら気を付けていても、予期せぬ悪い話は発生するものです。

 

よく調べてみたら、自分たちが予想していたものとは違った内容であったとか、致命的な間違いがあったなど、予想や理解が異なった場合は、思わぬ落とし穴となる場合があります。

 

こうした悪い話を関係者に伝えるときは、非常に気を使うものです。相手にとっては、初めて聞く話ですし、事前に聞いていた内容と違う場合は、ショックが大きくなります。

 

こうした話の通知が、メールやチャットなどの文章の形で伝えられてしまうと、予想よりも炎上してしまう場合があります。

 

これは、文章だと、その時の相手の状態や気分によって、ショックの度合いが左右されてしまうためです。

 

このように文章では、相手の反応のレベルをコントロールできなくなってしまい、予想よりも大きな問題に発展してしまう場合があります。

 

こうした場合、伝え方は少し工夫をした方が良いと思っています。

事前に関係者に説明する

悪い話を関係者に伝える時は、文章ではなく、事前にできるだけ関係者と口頭で会話するようにします。

 

関係者の人数が多い場合は、直接被害を被る人や、影響度が高い人に絞ります。

 

会話するメリットはいくつかあります。

 

まず会話で伝えることによって、相手の反応を見ながら適切な対応や情報の提供が可能になります。これは文書による一方通行な通知と比べて、格段に制御可能な部分が増えることになります。

 

また、文章では伝えられない声のトーンや表情などにより、こちらの残念な気分などの感情を伝えることができるようになります。これによって、相手の共感や同情を得ることも可能になります。

 

最終的に、文書での通知を行う場合であっても、事前に会話することによって、その後の対応をより自分が思う通りにコントロールすることができるようになります。

 

少し面倒なステップになりますが、後の効果に格段の違いが出るため、できるだけやったほうが良いと思います。

 

関係者が複数人いる場合は、立場が上の人から話すようにします。上の立場の人が先に知っていないと、下から又聞きで話が上がってきた時、余計なリーダーシップを発揮して炎上させてくる人がいるためです。既に上の立場の人が知っていれば、こうしたリスクは抑えることができます。

伝え方で効果が変わることを理解する

最終的に文章で伝えるのだから特に直接話さなくても良いと思いがちですが、伝える方法によって得られる結果は全く異なります。

 

「メールで送ったのだから理解しているだろう」と思う人達もいますが、それは大きな間違いです。文章だと相手の受け取り方によって、結果がかなり変わってしまうためです。


悪い話はなるべく早く伝えるべきです。しかし、伝え方によって、思わぬトラブルや、問題の複雑化を招く場合があります。

 

こうしたことを防ぐために、適切なコミュニケーションの方法を選択することで、スムーズに問題を解決できるようになると良いと思います。

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