こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
何かを伝えたい時
仕事や日常生活の中で、何かを人に伝えたい時というのがあると思います。
伝え方は様々で、口頭である場合もあるでしょうし、メールや資料の場合もあるでしょう。
こうした時にどうやって伝えるかというのは、人それぞれ様々なやり方があると思います。
せっかく伝えるのですから、きちんとポイントをつかんで欲しいですし、それによって、何かの行動につながるようにしたいところです。
しかし、いざやってみると、なんだかうまく伝わっていなかったり、勘違いされていたり、全然見てもらえなかったりすることがあると思います。
うまく人に伝えたい時に、何か工夫できる部分はないでしょうか。
最も伝えたい事だけにする
人に何かを伝えたい時は、最も伝えたい事だけにしてみます。
例えば、いくつかの課題があって、何かうまくいかない事案があって、それを説明する資料を送ってほしいと言われたとします。
課題がいくつかあるので、作るとなると、それらを箇条書きのようにして資料を作成すると思います。
それでも別に良いのですが、ここでいくつかある課題を良く見てみると、「これが一番ネックだな」というものがあると思います。
そういう場合に、あえてその大事な項目だけを見やすいところに配置して、後は付録かあまり目立たないところにまとめてしまいます。
こうすると、その資料を見た人は、集中して見なければいけないことが限定されるので読みやすいですし、読む場所がそもそも少ないので、あっという間に理解することができるようになります。
そして、結果的に伝わりやすいかたちにできると思っています。
シンプルにする簡単な方法
人に何かを伝える時は、できるだけシンプルな方が良いです。
しかし、いくらシンプルにしろと言われても、具体的にどうしたら良いのか分からないという人もいるでしょう。
そうした時に、この「最も伝えたい事だけに絞る」というのを行う事で、結果的に内容をかなりシンプルにすることができると思っています。
ポイントとしては、伝えたい以外の事は、なるべく目立たないところにいれてしまうというところです。
あれも、これもと入れたくなる気持ちは分かりますが、そこをぐっと抑えて省くことで、伝わりやすい資料になると思います。
これからも、何かを伝えたい時は、最も大事な事だけにして、他を省いて伝えたいと思います。
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