こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
伝わる資料
仕事などでは、こちらの意図を誰かに伝えるために、資料を作って渡すことがあると思います。
せっかく資料を作るので、なるべくこちらの意図が正確に伝わる方が良いと思います。
しかし、そうした資料の中には、頑張って作っているのに相手にあまり伝わっていなかったり、そもそもまともに読んでもらえてなかったりすることがあります。
しっかりと伝わる資料を作るには、どういったところに気をつければ良いでしょうか
受け取り側に合わせる
伝わる資料で気を付けたいなと思うのは、その情報を受け取る側の考え方に合わせているということです。
例えば、受け取り側が一番最初に知りたい情報や、一番興味のある内容をものすごく目立つ形で資料に落とし込むといった具合です。
よくあるパターンとしては、背景説明から入って、より詳細な情報などをてんこ盛りで入れてしまう人がいます。
こうした多くの情報は、受け取り側にとってノイズになりやすく、本当に伝えたい内容が目立ちにくくなってしまいます。
従って、相手が一番知りたがっていることは何かというところから資料を作っていって、細かい情報がなるべく削ぎ落とすというのが正解だと思っています。
ポイントは少なくて良い
相手にしっかりこちらの意図を伝えるためには、ポイントを絞ってなるべく多くのことを入れないことが必須になってきます。
なぜだか分かりませんが、これができない人が多すぎます。
この間も仕事で他人が作った資料を添削してみると、４ページに渡る資料が、結局ポイントを絞ると1枚になってしまいました。
「こんなにたくさん書いてあったのは何だったんだ」と思ってしまいますが、それぐらい余計な情報が多かったということです。
これからも資料を作る時は、ポイントをなるべく絞って、受け取り側の考え方に合わせたものを作っていきたいと思います。
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