こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
緊急度の低いタスク
仕事のタスクで、重要度は高めだけれど緊急度が低いタスクは、後回しになりがちです。
特に普段の業務で緊急度の高い割り込みが多いと、こういったタスクはどんどん後回しになってしまいます。
後回しになるだけなら良いですが、最悪その存在を忘れてしまうこともあります。
そして期末の報告会などが近くなった時に、そのタスクに手をつけていないことに気がついて、愕然とするというようなことが起こります。
こうしたことが起こらないように、何か良いヒントはないでしょうか。
チェックシート
こうしたタスクを進めるためのヒントとしては、
「チェックシートを使う」
というものがあります。
具体的には、重要だけれども緊急度が低いタスクをリスト化しておいて、毎日そのリストにある項目を少しだけ手をつけるようにします。
ここで少しだけ手をつけるというのは、状況を確認してみたり、少しだけ作業を進めるようなイメージです。
チェックシートは、決まった手順を取りこぼさないようにするために使われるものです。
このシートを毎日確認すれば、とりあえず全くタスクを進められないということはなくなります。
ポイントとしては、毎日のチェックであまりがっつり進めないようにするということです。
最終的なタイミングで、理想的な状態にタスクがなっていればよしとします。
忘れ防止
緊急度が低いタスクの一番のリスクは、手をつけるのを忘れてしまうというものです。
チェックシートを使うことによってこの忘れるというのを防止することができます。
タスク管理用のアプリケーションを使っても良いかもしれませんが、個人的には毎日見る何らかのアプリやファイルにこのチェックシートを入れておくことをおすすめします。
タスク管理のアプリケーションも便利なのですが、他者との共同作業がなく、自分だけのタスク管理で使ってる場合これもまた忘れてしまう場合があります。
重要なのは、「毎日見る」ということです。
見れば何らか思いつくことがありますし、やりたくなることが出てくるものです。
これを繰り返すことによって少しずつでも緊急度の低いタスクが進められればと思います。
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