他人への説明
仕事などで、確かに情報を伝えたはずなのに、相手がきちんと理解していないことがあると思います。
自分としては、分かるように書いたつもりですが、相手は見当違いの質問をしてきます。
このような場合は、伝え方を変えたり、説明の場を設定したりして、説明することになります。
できれば、一回伝えただけでサクッと分かってもらえると、お互い無駄な時間を使わなくて済みます。
うまく情報を伝えるために、何か良いヒントはないでしょうか。
理解度の見積
情報を伝える時のヒントとしては、
「相手の理解度を低く見積もる」
というのを気を付けたほうが良いです。
具体的には、「まあ、わかるだろう」と思うレベルよりもかなり低く相手の理解度を見積もって、情報を伝えるようにします。
できれば、誰がどう見ても分かるくらいに簡単にできると良いです。
簡単にする方法が分からなければ、次のキーワードに気を付けながら伝える内容を検討します。
一つは「数を減らす」というものです。
例えば、三つ伝えようとしていることがあれば、一つずつ分けて送ります。
ステップがいくつかあるのであれば、直近のものだけに絞ります。
二つ目は、「量を減らす」ということです。
例えば、相手の担当以外の情報も含まれているのであれば、それらを全部省いてしまいます。
この二つをやれば、とりあえずは簡単にはなっていきます。
自分と同じレベル
情報を伝える時の心構えとして基本的に持っていて欲しいのは、
「自分と同じレベルを想定しない」
ということです。
自分が分かるからといって、相手も分かるというわけではありません。
そして、それは相手の能力が低いわけでもありません。
単に自分の見積りが間違っているのです。
何にも知らない人が見ても、一目で分かるくらいのレベルまで落とし切るのが、うまく伝えるためのポイントです。
これをしっかり押さえれば、無駄なやり取りを最小化できるようになるでしょう。
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