こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
タスクの停滞
仕事のタスクは、気を抜いているとすぐに停滞して進まなくなるものです。
タスクを停滞させる原因は、いくつかあると思います。
単純に時間管理がまずいのかもしれませんし、タスク自体を忘れてしまうということも起こり得ます。
他者と共同して処理する必要があったり、上層部の承認を得ないといけないものがあると、余計に停滞する時間は増えます。
なるべくそうしたことが起こらないように、せめて自分がコントロールできる部分だけでもなんとかしたいところですが、その部分で既に失敗している例を多く見ています。
このようなポイントで失敗しないようにするために、一つ気を付けたいことがあります。
無駄な予測
自分が原因でタスクを停滞させないようにするために大事なのは、
「予測で動かない」
ということです。
具体的には、「こうかもしれない」とか、「あれが必要になるかもしれない」と色々と勝手に予測して作業を増やさないようにします。
例えば、何かの案件で上層部の承認を得たいと思ったとします。
過去にも似たようなことで承認を得た時は、ビジネスへの影響などの数字を提出していたとします。
普通に予測すると、ここで以前と同じようにビジネスへの影響の数字を調べてから依頼しようとなると思います。
しかし、似たようなことでも、同じではないので、今回は異なることを要求されるかもしれません。
従って、この場合は、まず上層部に承認を依頼したい旨を伝えて、彼らが必要だといってくる情報をとるようにします。
こうすることで、より正確な必要な情報を最低限の時間で用意することが可能となります。
予測はただの予測
予測があっていれば良いですが、間違っていたら単純に無駄な時間と努力ということになります。
予測したものが簡単なタスクであればよいですが、何十人も巻き込んで調べた内容だったら、他者の時間も無駄にしたことになります。
ぼんやりした上層部は、人件費をタダ同然だと考えていますので、こういう間違えを起こしがちですが、時間と手間は、人の数だけ掛け算でコストとなります。
そのコストは、最終的に上層部に返ってきます。
従って、指示を出す側であれば、少なくとも「この労力は予測で動いているか、そうでないか」という観点は持っておいた方が良いでしょう。
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