こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
業務の効率化
仕事をしている人たちであれば、誰でも業務を効率化したいと考えていると思います。
何でもかんでもものすごく複雑にして、誰が見ても訳が分からないような仕組みを作って、業務効率を劇的に低下させたい人などいないと思います。
しかし、実際は何回聞いても入ってこないような複雑な手続きや手順は、山のようにあります。
こうした状況で、業務を効率化するために、最初に見直したいことがあると思っています。
手続きを見直す
業務を効率化したい場合に最初にやりたいのは、
「手続きの見直し」
です。
これは、仕事で必要になる手続きや承認プロセスを極限までシンプルにするということです。
参考になるやり方としては、手続きを作ったり、見直したりする時に下記を確認します。
その手続きがないと致命的な何かを引き起こしますか？シンプルにできるところはないですか？承認が必要な人は最小限になっていますか？内容を1ミリも理解できない人が承認者のリストにいませんか？あったら便利だと思って追加しているものはないですか？もう一度シンプルにできるところはないですか？
上記を上から下まで確認するのを5回以上やれば、多少ましな手順になるはずです。
本当の業務効率化
無駄な手続きをなくしたり、シンプルにするだけで、業務効率は確実に上がります。
手続きを作る人は、何も知らない人に説明して理解できるか聞いてみると良いでしょう。
目安として、一回聞いて理解できなければ、まだ改善の余地があります。
業務効率を自ら下げる人なんていないと信じたいところですが、普通に周りを見れば、手続きを複雑にすることで、皆気分よくバンバン下げています。
慣習になって麻痺していて、何のための何の仕事だか分からない事を日がな一日やっていると、すぐにAIに取って代わられてしまうでしょう。
業務効率を向上させたいなと思っている人は、まず手続きを見直してみると良いかもしれません。
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