伝える内容
仕事の連絡などでは、相手にきちんとこちらが考えている内容をを伝える必要があります。
きちんと伝われば対応も早くなりますし、皆が幸せになれます。
逆にあまりしっかり伝わっていないと、無駄な会話や確認作業が入りますので、それだけ時間を浪費することになります。
このようにうまくこちらの内容を伝えたい時は、どういったことに気を付ければよいでしょうか。
何を伝えないか
伝わる内容をつくるために気を付けたいことは、
「何を伝えないか」
について考えるようにします。
伝わる内容をつくろうと思った時に、最初に思い浮かぶのは、「何を、伝えるか」だと思います。
これに加えて、「何を、伝えないか」ということについても考えるようにするということです。
例えば、一刻も早く修正したい重大な不具合について、サポートチームに伝えたいとします。
しかし、実際不具合は三つあり、どれも気になっている状態です。
また、その重大な不具合が発生する条件も、２パターンあるように見えます。
ここで、まず不具合の内容をしっかり伝わるように書いた後、何を伝えないかを考えます。
最も早く修正したい不具合は一つなので、他のマイナーな不具合については、省きます。
発生条件については、２パターン伝えたほうが、再現する確率も上がるかもしれないので、これらについてはそのまま記述するようにします。
このようにすれば、他のマイナーな不具合について時間を使う必要もなくなるので、より早く処理できるようになりますし、何よりシンプルで読みやすくなります。
多くの情報
私が今まで見てきて最も多いパターンは、とにかく何でもかんでもありったけの情報を詰め込んで伝えてしまうというものです。
伝える側としては、日がな一日そのことについて考えていますので、たくさん書いてあってもそれ程気になりません。
しかし、初めて見る人とにとってのそのボリュームは、普通に引きますし、圧倒されて読む気も失せるし、混乱してしまいます。
従って、てんこ盛りで伝えたとしても、あまり良いことはないのです。
今度、誰かにこれだけは伝えたいということがあったら、不要だと思える情報についても検討して、できるだけ削って伝えてみると良いかもしれません。
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