会議の効果
仕事の会議では、しっかり発言し、きちんと議論を進めて全体のパフォーマンスを上げたいものです。
最近はWeb会議の利用も増えているので、昔と違って移動距離ゼロで手軽に会議ができます。
しかし、移動の必要がないので、気が付くと予定表が隙間なく会議でギチギチになっている時があります。
主催者があまり人の予定を気にせずに、バンバン予定を詰め込んでしまうこともあるでしょう。
こうした状況で、できるだけ会議の効果を下げないために、一つ気を付けたいことがあります。
予定の詰めすぎ
会議の効果を下げないために気を付けたいことは、
「予定を詰めすぎない」
ということです。
具体的には、会議と会議の間を詰め過ぎないで、必ず次の会議までの時間に少し余裕を持たせるようにします。
例えば、14:00から一時間のWeb会議があって、次に15:00からまた違うWeb会議が入れられていたとします。
そうしたら、15:00からのミーティングを後ろへ15 ～ 30分ほど後ろにずらしてもらえないか主催者に頼むようにします。
変更ができなければ、その前の会議を変更できないか検討します。
両方ともできないのであれば、前の会議を早く終えられるように努力します。
会議の前は、関連する資料や背景の確認や、目指すゴールなどの確認が必要です。
しかし、会議と会議の間があまりにも短すぎると、必要な確認もできませんし、そもそも頭を切り替えることもできません。
そんな状態では余裕もなくなってしまうため、効果的な議論ができなくなってしまいます。
意識的に会議と会議の間は詰めないように工夫することで、こういったリスクを回避できるようになります。
忙しい感じ
忙しいからそんな調整は無理という人もいるでしょう。
色々なしがらみや見えない力、相手の都合などで調整ができない場合もあると思います。
しかし、調整できないのと、調整を意識していないというのは違います。
できないなら、全ての会議の準備を一日の最初にするなど、他にもできることはあります。
「ごめん、次があるから・・・」
といって会議を去るのは、忙しくて能力がありそうな感じがしますが、うまく予定が調整できていない証拠でもあります。
プロであれば、こういったところも含めて調整して、良いパフォーマンスを出していきたいものです。
今度もし予定を調整する機会があったら、この会議前の余裕の効果を検証してみて欲しいと思います。
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