こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
無駄な返答
仕事のやり取りなどで質問された時は、なるべく正確な情報を提供したいと思うものです。
できるだけ多くの情報を詳しく入れれば、それだけ正確性も増します。
そうかといって、あまりにも情報が多すぎると、消化不良になって大事な情報が伝わらないかもしれませんので、ある程度気を使ってシンプルにするなど、気を使うと思います。
そんなに色々配慮したり、努力していたりするのに、相手の返答が検討違いだったり、全く予想しない方向の質問がきたりなど、ハッキリ言ってやったかいがないなという結果になる場合があります。
こういうことが起こると、無駄な努力をしてしまったと後悔しますし、気分も良くありません。
こういう無駄になってしまう返答が起こらないようにするために、何かできる事はないでしょうか。
分量を合わせる
無駄な返答を減らすためにできる事としては、
「相手の質問の量に合わせる」
というものがあります。
具体的には、相手が質問している内容の量や数になるべく返答を合わせるというものです。
例えば、相手の質問が４項目で、それぞれ１－２行程度しか書いていないのであれば、こちらの返答もなるべくそれに合わせてしまいます。
背景の資料も、細かい状況報告も省きます。
これは、シンプルに相手の知りたいことだけに答えることによって、こちらの労力を最小化できるメリットがあります。
そして、相手も余計な情報に邪魔されることなく、知りたい情報を知ることができます。
足りない時
「そんなそっけない返答で良いのか」
とか、
「情報が足りなすぎるのでは？」
と、心配してしまう気持ちも分かります。
しかし、もし足りなければ、相手が質問してきますので、経験上そこまで問題になりません。
質問してこないということは、興味がないので、逆に余計な情報を送るのは相手に迷惑です。
多少やり取りが増える可能性はありますが、ピンポイントで欲しい回答を出せれば、最小の努力と時間でやり取りを終了できます。
恐らく最初は心配で色々追加してしまうと思いますが、少しづつでも良いので、最小化していく努力をしてみると、効果を感じることができるかもしれません。
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