こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
説明
仕事や日常生活の中で、人に何かを説明する機会というのがあると思います。
それらは経緯の説明かもしれませんし、仕事で取り扱っている製品の説明かもしれません。
説明するからには、相手に自分の持っている情報を理解してもらうのがゴールとなります。
しかし、いくらこちらが説明しても、相手にあまり伝わっていなかったり、何度も同じ事を聞かれたりすることがあります。
こういうことがあると、
「なんでこんなに説明しているのにわかってもらえないのか」
などと軽く悩んでしまいそうです。
こうした何かを説明する時に、まず気を付けたい事があります。
分かりやすさ
人に何かを説明する時は、
「何よりも分かりやすさを重視する」
という事を気を付けるようにします。
具体的には、相手がほぼ何も分かっていない前提で、「短い説明」と「理解の確認」を繰り返します。
例えば、３ページのレポートの内容を説明するとします。
３ページなので、とりあえず一気に説明してしまいたいところです。
しかし、ここで、１ページの内容を話したら一旦止めて、相手に質問や考える時間を提供するようにします。
止める時間は短くても良いです。
止める時は、
「ここまで大丈夫そうですか？」
と相手に質問してみます。
毎回質問するのがちょっと変な感じであれば、
「このあたりの話って何か聞いています？」
などと、説明とは別の話をして止めます。
とにかく相手に考えたり、質問する時間を与えるようにすると、より分かりやすい説明になります。
確認
「そんなことはやっているよ」
と思っている人もいると思います。
しかし、私自身は、これができている人をあまり見たことがありません。
結構最初に全部説明して、その後質問を受けるというパターンがほとんどです。
説明会などであれば、それでも良いと思いますが、少人数であればこのやり方の方が伝わると思っています。
もし、今後どこかで何かを説明する時は、このポイントに気を付けてみると良いかもしれません。
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