こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
仕事の報告
仕事では、組織内での報告業務というのが少なからずあるものです。
業界にもよるかもしれませんが、定期的だったり、フォーマットが決まっていたりして、それに合わせて業務の進捗状況などを報告すると思います。
これはマネージメントや直接の上司の方針にもよりますが、人によっては、事あるごとに報告を求めてくる人もいるでしょう。
自動化の仕組みなどを使っていて、「寝てても報告書できています」という人なら良いですが、大抵の人は、報告を作るために少なからず作業をするはずです。
こうした報告業務と向き合う際に、思い出したい事があります。
報告のワナ
報告業務に向き合う際に思い出したい事は、
「報告のワナ」
という言葉です。
これは簡単に言うと、
「報告業務をしていても仕事している気分になる」
ということです。
このワナにはまると、やたら時間をかけて美しい報告書を作ってしまったり、やたら報告を求められても、何の抵抗もせずに、求められた分だけ報告書を作ってしまったりします。
ちょっと考えれば２秒で分かると思いますが、報告業務で仕事が進む事はありません。
「いや、報告を受けた上司の判断で進むでしょう」
といった意見もあると思います。
確かにそう見えるかもしれませんが、それが決断や承認という意味であれば、それは単に停止していたものが、進むようになっただけです。
このように、報告のワナにはまると、報告業務をしている時に、なんとなく仕事した気分になってしまい、実際に仕事を進めるために時間を使わなくなってしまいます。
従って、常にこのワナがある事を意識して、報告業務はなるべく最低限の労力でできるように注意したほうが良いでしょう。
報告する内容
報告のワナにはまり、やたらめったら報告ばかりしていると、そのうち報告する内容が枯渇します。
当たり前ですが、報告ばかりに時間を使っていたので、本来の業務に時間を使っていなかったからです。
中間管理職は、ある意味上層部への報告やマネージメントも業務の一部です。
しかし、ここでも上への報告を重視し過ぎてしまうと、同じことが起こります。
本来ならチームの仕事が進みやすいように配慮したり、うまくいっていないところをフォローしたりするのに時間を使えば良かったのに、報告ばかりしていたためにこうなるのです。
こういうパターンにはまると、そのうち下からは信用されたくなり、上からは報告内容不足で無能判断されることになります。
こうならないように、これからも報告のワナは常に意識しながら、仕事をしたいと思います。
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