こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
長い会議
会議が長いと疲れるし非効率なので、なるべく短く済ませて行動に移りたいところです。
特に不明点が多い場合は、なんだかぼんやりした内容になってしまうので、一旦事実関係を確認してから再度議論した方が良いのではと思ってしまいます。
何か聞かれた時に、即答できる人ばかりであれば、パパっと終わってすんなり次に進めます。
この逆の状態か、それよりひどい状況になると、散々話したのに何も決まらないで終わることになってしまいます。
こうした会議で無駄な時間を減らすために、何かできる事はないでしょうか。
想像の話
会議で無駄な時間を減らすためにできる事は、
「想像の話をしない」
ということです。
具体的には、質問に対して、確実な回答がなければ、想像で回答しないようにします。
例えば、自分が関連している事に対する質問をされたとします。
自分としては、何となく答えが分かりますが、最終的に確認したほうが良いなと思っていたとします。
この場合は、
「今はわからないので、後ほど確認します」
などと答えます。
ここで、「その件はたぶん・・・・」とか、「きっとこんな感じで・・・」といった話は一切しないようにします。
これは簡単に聞こえると思いますが、一旦実際の会議でやってみてほしいところです。
実際にやろうとすると、無意識に想像で答えている時が結構あるのに驚くでしょう。
周りの人も、「それってきっと・・・」などと自分の想像したストーリーをバンバン披露している人だらけで面白く聞こえるかもしれません。
従って、全員が意識してこれをやれば、かなり無駄な時間は減ると思っています。
短い会議
条件がそろえば、会議は驚くほど短くできます。
例えば、お互い必要な知識とスキルを持っていて、ゴールが最初から共有できている時の会議は、驚くほど短いものです。
私もそうした会議で、ほんの５分でさわやかに終わる経験をしたことがあります。
こうした経験があると、長い会議がいかに非効率かということが、はっきりわかるものです。
せめて、よく分かっていない人々による、ファンタジーのオンパレードがなくなれば、少しは会議も短くなることでしょう。
これからも、できるだけ会議が長くならないように、少なくとも自分は、想像の話をしないようにしたいと思います。
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