無駄な会議
仕事をしていて、無駄な会議に出る時ほど気が滅入ることはないと思います。
「なんで私が呼ばれたんでしたっけ？」とか、「これってなんの話だっけ？」みたいな会議に呼ばれたりすると、それだけでストレスを感じてしまうものです。
なるべくこのような無駄をなくして効率よくやりたいと思うのは、誰しも同じでしょう。
それなのに、気が付くと相変わらず無駄な会議が多発しているというパターンは多いと思います。
こうした会議を減らすために、いくつか気をつけたいポイントがあると思っています。
無駄会議を避けるポイント
誰にとっても無駄な会議を減らすために大事なポイントは、次の３つだと思っています。
- 時間を決める
- 呼ぶ人を限定する
- アクションを決める
「時間を決める」というのは、会議時間を決めてその時間内で会議を終わらせるように努めるということです。
時間が決まってないと、他の人の予定を考慮することができませんし・ダラダラと話して無駄に時間を浪費してしまいます。
これを避けるためには、予め時間を設定しておき、議論している最中も時間を気にしている事を周囲に知らせることが大事です。
「呼ぶ人を限定する」というのは、関係ない人をなるべく呼ばないことで、その人たちの時間を無駄にしないということです。
よく何となく聞いておいて欲しいからと言ったぼんやりした理由で呼ぶ人もいますが、無駄なのでやめた方が良いです。
「アクションを決める」というのは、会議の後に誰が何をいつまでにやるのかを決めるということです。
結論のないブレスト以外の会議では、必ず次回までのアクションを決めます。
これのない会議は、行動につながらないため、何の変化も起こすことができず、全くの無駄になる可能性が高まります。
有意義な会議
時間が決まっていて、必要な人だけが集まり、次までのアクションを決めていけば、その会議はとても有意義なものになります。
サクサクアクションが決まると、それはそれは爽やかですし、モチベーションにも繋がります。
いずれのポイントでも、根底にあるのは、全ての人の時間を考慮する事です。
時間は誰しも有限ですし、ビジネスにおいては、時間と人はコストになります。
組織の全員がこられのポイントを気を付けることで、効率化とモチベーションアップが可能となるでしょう。
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