こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
伝わりにくい説明
仕事や日常の中で、相手に何かを説明して理解を得たいと思う事があると思います。
こうした時は、説明の仕方を色々工夫して、なんとか分かってもらえるようにすると思います。
例えば、なるべく余計な情報を省いてシンプルな言葉で説明したり、ポイントを予約したものを最初に用意したりなど、色々と工夫できるところがあると思います。
こうした点も確かに大事なのですが、経験上これをやるとかなり効果があるというものが一つあります。
使う言葉
分かりやすい説明で大事にした方が良いのは、
「相手の言葉で説明する」
ということです。
具体的には、相手が話している言い回しや表現の仕方、資料の構成などになるべく寄せて説明するというものです。
例えば、相手が数字を使った説明の仕方が多いのであれば、自分が作る資料もそちらに寄せていくような形です。
言葉の表現も、同じ意味なのであれば、なるべく相手が使っている言葉の方を使うようにします。
これは、人が物事を理解する時に、自分の中の経験と照らし合わせて理解しようとするためです。
説明する相手は、自分とは違う人なので、年代や、性別、国籍、文化などを含めて自分とは異なる経験をしてきたと思います。
この違いをなるべく少なくすることで、相手の理解が進むと考えています。
言葉の使い方は大事
以前海外の人が説明に使っている資料の中で、下記のような表現が書いてありました。
12/11/24
パッと見当然日付のことだとは思いましたが、どうにも話している内容とこの日付が合いません。
それで少し経ってから気づいたのですが、この日付は2024年の11月12日という意味でした。
日本人の私は、12月11日だと思っていたのですが、なるほど国によっては逆になることもあるのかと思ったものです。
ちょっと例としては違うかもしれませんが、もしこの説明する人が、日付の書き方について聞いてる人がどう思うかを考えたら違う書き方になったと思います。
これからも分かりやすい説明をしたい時は、なるべく相手の言葉で伝えていきたいと思います。
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