こんにちは、しんごです。
日常の中で、何かの役に立つかもしれないと思った、自分なりのヒントを毎日短い文章で書いています。
メールでの連絡
仕事では今でもメールを頻繁に使うという人がいると思います。
チャットなども便利ですが、メールのほうが慣れているし、大人数に一回で連絡したい場合は便利でもあります。
連絡する時は、自分が発信している内容を認識しておいてい欲しい人をできるだけ入れておきたいので、もりもりCCにいれて送信したくなるところです。
しかし、後から確認してみると、「そのメールは見ていなかった」などと言われたり、全然気にされていなかったりして、「きちんと連絡をしているのに、なぜ見ないんだー！」と怒っている人をたまに見かけます。
こうした事が起こらないように、メールのやり取りで気を付けたい事があります。
CCは見ていないと思うようにする
CCに入っている人は、基本的にその内容を見ていないと考えたほうが良いです。
よく、CCにいれているのに、「やってくれない」とか、「進まない」などと文句を言っている人がいます。
しかし、そのCCに入れている人達は、そもそもだいたい見ていないので、気付いていない可能性が高いです。
それでは、CCに入れる意味はないのかというと、そうでもありません。
CCに入れるという事は、「あの時こういうやり取りがあったよ」というかたちで、後々の証拠として残すという意味で有効である場合があるからです。
従って、CCに入れた人にアクションを取ってほしい時は、別途異なる方法でしっかり連絡するようにします。
そうすれば、てっきり見ているものとして意図せず放置してしまい、締め切りギリギリになってしまうことはなくなると思います。
会議通知の添付
最近は、会議通知のメールに、事前に参加者に読んでおいて欲しい資料を添付する人がいますが、あれも見ていないと思った方が良いです。
こうした資料は、何回送っても良いので、チャットで送ったり、絶対見ておいて欲しい人にピンで送って、バンバン送ったことを連絡しましょう。
そうすれば、せっかく送ったのに誰も見ていないという残念感を感じることはなくなるはずです。
これからも、メールのCCは誰も見ていない前提で、色々とアクションを起こしていきたいと思います。
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