こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
メールの宛先
最近は色々なコラボレーションツールがあるので減ってきているかもしれませんが、仕事などで誰かにメールを送るというのは、まだなくなっていないと思います。
メールを送る際は、宛先がいるわけですが、担当者がよくわからない場合などは、複数人を宛先に入れてしまいがちです。
また、複数人が入っていると思われるメーリングリストを宛先にいれることもあります。
問い合わせなどであれば仕方がないですが、こうなると、誰から返信がもらえるのかよくわからない状態で待つことになります。
このように宛先に複数人が入っていると、回答担当者が決まっていない社内のやり取りなどの場合、なかなか返信がこない場合があります。
ずっと返信がないと、こちらも次の行動に移れないことになるので、大変困ってしまいます。
こうしたことをなるべく避けるには、どうしたら良いでしょうか。
宛先を絞る
メールの宛先は、できれば１名に絞るようにします。
例えば、質問のメールであれば、事前に誰が担当かをできるだけ調べて、その人宛に送付するようにします。
あまり宛先の数を気にしていない人が多いかもしれませんが、宛先に複数人が入っていると、「全員が自分宛じゃない」と思ってしまい、誰からも返信がもらえない可能性が高くなってしまいます。
宛先が１名に絞られていれば、その人が少なくとも何かしらの返信をしてくれる可能性があります。
返信の内容が、「私の担当じゃない。○○さんが担当だ」というものかもしれませんが、何も返信が無いよりは良いと思います。
次にその「〇〇さん」にメールを出せば、おそらく期待している返信が得られるでしょう。
CCの数も減らす
宛先に複数人が入っていると、全員が様々な理由を付けて返信しなかったり、自分は担当じゃないと思い込んで、返信が来ない状態になりがちです。
可能性のある人をCCにいれるというのもありますが、あまりCCが多すぎると、関係ない人に、関係ない情報を提供することにもなるので、良い効果は得られないでしょう。
全体的に、宛先の数は厳選するほうが良いように思っています。
これからも、メールの返信を得たいときは、宛先の数を１名に絞っていきたいと思います。
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