こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
説明の仕方
人に質問した時に返ってくる回答の仕方は、人それぞ違うものです。
前提条件から丁寧に説明してくれる人もいれば、結論だけを簡潔に答える人もいると思います。
丁寧な説明は、背景知識も含めて理解が深まるため助かりますが、聞きたいことにたどり着くまでにかなり時間がかかる事があります。
また結論だけを簡潔に答えられてしまうと、その理由や背景もよく分かっていないので少し乱暴な印象を受けたり、なぜそこに至ったかわからず、納得いかない結果に終わる場合もあります。
このような極端な例は少ないかもしれないですが、丁度よい感じで回答するためにできることはないのでしょうか。
回答に優先度をつける
誰かの質問に回答する場合は、内容の優先度を考えながら行うようにします。
具体的には、最終的な結論を一番最初にして、次に理由、そして最後に補足、あるいは背景説明という形にします。
Yes、No で答えられる質問であれば、最初に Yes、No を答えてしまい、その後に理由を説明します。
こうすれば、最終的な結論が一番最初に来るので、取り急ぎ Yes、No のどちらかを知りたい場合は、最初の部分を確認できた時点で次の行動に移ることができるようになります。
あまり良くないのは、「～だとおもいますが」といったような、自分の感想を最初に持ってくることです。
回答に対するリスクヘッジの意味もあるかもしれませんが、回答を聞きたい人にとっては全く何の意味もない情報になってしまいます。
こうした枕詞的なものが無いと、なんだか味気なかったり、ぶっきらぼうに思えるかもしれませんが、結論を最初にしたほうがお互いにとってもメリットは多いと思います。
全部説明しなくても良い
相手に対する親切心でどうしても全部説明したくなるという気分もわかります。
または、全部説明しないと、何か隠してるような気分になったりするかもしれません。
しかし、自分の知っているすべてを説明しなくても、大抵の場合は問題なく事が進むと思います。
単純に自分の満足度だけで、余計な情報を含めた説明をするのは、相手にとっても、自分にとっても、時間の浪費になってしまいます。
むしろ、どの部分を説明しなくても良いかを常に考えながら回答する方が良いと思います。
これからも、回答は優先付けして、なるべく短く効率的に説明をしていきたいと思います。
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