こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
どこまで準備するか
仕事などで会議を設定された場合、どれくらい準備をしておくかというのは、人によるところです。
特にあまりやり取りがしたことがない同僚や上司、取引先と会議をする場合は、前例があまりないため、どれくらいを想定すればよいかわからないものです。
用意しておいて使わなかったりしても時間がもったいない気がしますし、全然準備していないのも不安です。
こういった時、どれくらいの準備をしておくべきでしょうか？
想定よりもう一歩準備する
会議の内容を踏まえて、自分が想定したものを準備した後、さらにもう一歩だけ準備するようにします。
感覚としては、50%くらいの確率で使用しないと思われるくらいのものであれば、準備してしまいます。
例えば、会議中は準備した３割くらいしか説明する時間がなくても、残りを後ほど送付して、後で相手に見てもらうこともできます。
また、全て説明しなくても、さらっと全体を見せるだけで、これだけ準備をしていて望んでいるというアピールにもなります。
たとえ全く使用しなくても、議論が続くのであればどこかで使うかもしれませんし、準備する過程で色々と調べたことなどは、自分の知識にもなります。
準備したものを再利用する
準備しておいた資料は、他の関連資料に加えることで、再利用できる事があります。
作成する時に、今後の再利用も考えて作っておけば、将来時間短縮になる場面もあると思います。
準備不足で不本意な結果になった時は、本当に残念な気持ちになります。
それに比べれば、準備したものを使わなかった時の残念さなど大したことはありません。
これからも想定よりもう一歩深く準備をして、会議に臨んでいきたいと思います。
