こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
複数人からの合意
仕事では、何かの提案があった場合、複数の関係者による合意が必要になることがあります。
最終承認者が決まっているのが普通だと思いますが、日本ではこうした合議制のようなプロセスになる場合もあるようです。
この場合提案者は、最終的な合意を得るために、複数人の確認を待つ必要があります。
確認する人数が少なければ良いですが、ある程度の人数がいると、かなりの時間が必要になります。
確認する人のそれぞれも、その提案に対して懸念がないかどうかを確認するため、ある程度判断に時間が必要です。
こうした状況で、なるべく早く合意を得るために、何かできることはないのでしょうか。
最も提案の影響を受ける人の合意を先に得る
ある提案に対して複数人の合意が必要な場合は、その提案で最も影響を受ける人からの合意を事前に取っておくようにします。
やり方としては、関係者に回覧する前に、最も影響を受けそうな人に提案内容を話して、矛盾や懸念点などがないかをレビューしてもらいます。
もし懸念点などがあれば修正し、再度確認をしてもらって、問題がないことを確認してもらいます。
問題が無い事が確認できたら、その確認してもらった人の名前と、事前にレビューをしてもらったところ問題なかったという旨を添えて、他の関係者に確認を依頼するようにします。
このとき事前に確認してもらった人も回覧に含めることを忘れないようにします。
判断の助けになる情報を加える
たとえ複数人の関係者がいるとしても、その提案が全ての人たちに強い影響を与える訳ではないと思います。
影響が少ない人にとっては、ほとんど関係ないのに、合意に参加するということで、ある程度責任も発生してしまうため、判断に慎重になり、時間をかけてしまうことがあります。
しかし、関係が少ない人であっても、「最も提案に関係しそうな人」というのは分かっている場合が多いです。
その最も提案に関係しそうな人が問題ないと言っていると、「あそこの部署が OK なら大丈夫だろう」と、判断の大きな助けになります。
ちょっとしたコツですが、やってみるとある程度の効果があると思えるはずです。
これからも、なるべく早く複数人から合意を得たい場合は、この方法を使っていきたいと思います。
