こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
スライドでは伝わらないこと
仕事などで何かを伝えたり、共有したりする時に、PowerPoint などを使ってスライドを作成して説明することがあると思います。
後ほど資料として参照する場合は、たくさんの文字を入れる場合がありますが、画面に投影しながら説明する際は、あまり文字が多いと小さくて読みづらくなってしまうため、なるべく文字数を制限して、伝えたいことの要点だけを箇条書きにして作ると思います。
口頭で説明することできちんと伝わればよいのですが、各項目の説明にムラがでてしまったり、説明が無いと難しい部分を飛ばしてしまったりすることがあります。
また、説明している人は基本的に理解して話しているので、まだ理解していない人にはわかりにくい説明になってしまうこともあります。
こうしたことが続くと、後で思わぬ勘違いが発生し、仕事上でトラブルになることもあります。
できるだけこうした事を回避するには、どういったところを注意すれば良いでしょうか。
大事なことは文章で伝える
きちんと全員で理解をあわせておきたいことは、基本的に文章で伝えるようにします。
この時用意する文章は、箇条書きのみにせず、それぞれの項目の中身をどんな人が読んでも分かるように書きます。
これは、箇条書のみにしてしまうと、行間に含まれる内容を読み手が考えたり、予想することになり、受け取り方変わってきてしまうためです。
イメージとしては、契約書のような形式で書く感覚です。
理解の相違があって問題があるようなことは、契約書のような形で文章に残すと思います。
誰が見ても勘違いすることなく、何のことか分かるように書いておけば、後々理解の相違による問題が起こりにくくなります。
理解を合わせる
最近は PowerPoint に慣れてしまっているので、思わずスライドを作って説明したくなってしまいます。しかし、やはり後から考えてみると、文章で伝えた方がわかりやすく、勘違いも少なくなると思います。
会議などでも、ドキュメントを皆でシェアしながら話している内容を文章化して進める方法も良いと思います。
話している言葉は、だいたい2,3割くらいしか相手に伝わっていないという話をきいたことがあります。
誰でも分かるように文章化しておけば、伝わらないことで起こる問題を回避できる可能性は高くなると思います。また、分かりやすい文章を書くためのスキルも身につくため、今後のキャリアにおいても役に立つと思います。
これからも、理解をあわせておきたいことは、きちんと文章にして、相手に伝えていきたいと思います。