こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
仕事を止める要因
仕事の流れを止めてしまう要因は、複数あります。
例えば、誰かの作業待ちや課題がハッキリしていないなど、自分だけではどうにもできないものから、自分でコントロールできるものまで様々です。
スムーズに仕事を進めるためには、なるべく自分のところで止めないようにする努力が必要です。自分の作業待ちとなってしまうと、当然ながら自分の作業が終わらなければ、次の工程に進めることができないためです。
そのためには、どういったことに気をつけるべきでしょうか。
準備と後処理を欠かさない
仕事を流れを止めないようにするには、自分のところで停滞することをなるべく避けるために、しっかりした事前準備と早急な後処理を欠かさないようにします。
例えば、打ち合わせをする際、検討するべき課題が明確になっていない場合、何をどう解決すれば良いのかわからないため、打ち合わせの時に課題から考えていくということになってしまい、時間がかかります。
例えば自分がリードしている案件であれば、ある程度想定される課題や、確認が必要な事項を予測できるものです。こうして予測していることを準備として事前に箇条書きにしておくだけでも打ち合わせ一つ分くらいの時間を節約できま。
忙しい人や、複数の業務を掛け持ちしている人は、何の打ち合わせなのか把握するまでに手間取る場合もあります。しっかり準備してあれば、後は関係者が集まったところで、すぐに議論すべき点が明確となりスムーズです。
また、関係者との打ち合わせが終わった後も、その場で自分だけでできるところはできる限り進めるようにします。
打ち合わせが終わった後は、疲労しているため、直ぐに休憩したくなりますが、そこをグッと堪えてできる限り作業します。
打ち合わせ直後にできるだけ作業する理由は、まだ「記憶がまだ新しい」からです。打ち合わせの直後であれば、やることの背景や細かい箇所をまだ覚えています。しかし、少し間が空いてしまうと、結構忘れてしまうことがあります。思い出すまでの時間も不要になりますので、大変効率的です。
できれば自分の作業は、終わらせてしまい、できる限り早く次のプロセスの担当者に投げた方が良いです。
自分がボールを持たないようにする
スムーズに仕事を進めたいのであれば、できるだけ自分がボールを持った状態にしないことです。
とにかく必死にその場で打ち返せるだけ打ち返しておくというイメージを持って作業するようにするのがポイントです。そうして、パスを送ってしまえば、自分が他の作業をしている時も、誰かがプロジェクトを進めてくれます。
自分のところで溜まってくると、精神的にも追い詰められたり、ストレスを感じてしまうこともあります。さっさと済ませてスッキリした気分でいられる時間が増えると良いと思います。
