こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
上の立場の人への要望
組織の中で、自分より上の立場の人に何かを依頼しなければならない状況が時々あります。こうした場合問題になるのは、期待している内容を上の人があまり理解していない場合があることです。
上の立場の人なので、当然ですがあまり業務に関する細かいところはよく分かっておらず、部下の人たちがそれを担当するかたちになります。
例えば、資料の作成を上の人に依頼したとすると、実際その資料は、部下の人たちによって作成されます。このときに指示の内容があいまいだったり、部下の人たちによって、資料のイメージが異なる場合があるため、できあがってきたものは期待とは異なるものになることがあります。
こうしたことは、海外の方と仕事をすると、もっとひどい状況になります。日本人同士だと、ある程度バックグラウンドが一緒なので、暗黙の了解的なものがあり、期待通りの結果を得る確率が高いですが、海外の方だとこれがないため、運が悪いと全く期待と異なるものが出来上がってくることがあります。
期待通りのものがほしいからといって、上の立場の人に細かく内容を指定するのも、相手のプライドを傷つける場合があるので、避けたいところです。「なんで君にそんな細かいところまで指示されなければならないんだ」などと思われてしまうと最悪です。
情報共有のかたちで期待しているイメージを共有する
こういった状況で、理想の結果を得るためには、最終的にほしいかたちを具体的に作成して、上の立場の人に情報共有というかたちで共有すると良いように思います。
例えば、資料であれば、細かい内容は空欄のままで、自分がつくりたい内容のイメージを例として作成して、「最終的には、これから頂く情報を基にこういった資料を作成する予定です。ご参考までに共有させてください」と伝えます。
「ご参考までに」という情報共有のかたちにしているため、相手に具体的なアクションをとってもらうお願いはしていません。
この内容は、なるべく他の関係者にコピーを送らず、上の立場の方だけに共有するようにします。そうすることで、相手が仮に気に入らなくて無視したとしても、傷つくのは自分だけになります。
上の立場の方も関係者が入っているので対応しないといけないという変なプレッシャーがなくなります。
つまり相手にとってはノーリスクということになります。
相手には相手の判断基準があるので、もしその内容が気に入らなければ、ノーリスクで無視するだけとなります。
こちらの期待しているイメージに対して、相手が同意できていない場合もあるかもしれません。もし、相手が同意できていなくて、何らかの意見があるのであれば、返信をもらえる可能性もあります。
もし、そのアイディアが採用されれば、関係者に展開されることでしょう。そうすれば、後は個別に部下の方々をフォローするだけで自分の理想の内容に近づけていくことができます。
依頼しないで理想の結果へ導く
他部署で立場が上の人に理想的な成果物を作成してもらいたい時は、自分の期待している内容の例を参考として共有します。依頼ではなく情報共有なので、相手のプライドにも傷つかず、理想の結果に誘導することができると思います。
まだ相手とのお付き合いが短く、どういう人かわからない場合は、どういう反応が返ってくるか不安だと思います。
依頼の仕方を少し工夫することで、相手の反応を確認しながらスムーズに仕事を進められるようになると思います。
あまり気を使いすぎるのも良くないですが、求める結果はほしいところなので、これからも色々と工夫して試していきたいと思います。
