人生のヒント

人生や仕事をする上で役に立つヒントを書いています。外資系IT企業で働くビジネスマンとして、仕事の中で学んできた知識を共有していきたいと思っています。

タスクの処理とスケジュール管理を分担することで効率を上げる

こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。

 

多くのタスクによる負の連鎖

大きなプロジェクトでは、多くの細かいタスクの完了が必要になります。普段は自分で期限を設定して、スケジュール管理を行いますが、あまりにもタスクが多いと、スケジュール管理自体も負荷になり、タスクの処理に集中できなくなってしまいます。

 

こうなってしまうと、タスク処理の効率もだんだん下がってきてしまいます。効率が下がってくるとスケジュールも変更しなければいけなくなり、また時間が取られます。複数人で分担しているタスクは、一つの工程を終了しないと次に進めないため、全体の作業スピードも遅くなっていきます。こうした悪循環は、作業者の疲労とともに徐々に大きくなっていき、最終的に致命的な遅れを引き起こす恐れがあります。

 

スケジュール管理とタスク処理を分担する

スケジュール管理と、タスク処理を明確に分担することによって、効率があがるように思います。期限は、別の担当にタスク管理ソフトなどを使って設定してもらいます。Microsoft PlannerやAsanaなどの便利なツールがあるので、これらを活用すると良いでしょう。

 

自分でスケジュールを設定すると、多少余裕をみたり、少し甘めに設定してしまうことがあると思います。自分ではなく、他者にスケジュールを設定してもらうと、このような余裕を持った設定は少なくなります。これによって、自分の実力よりも少しだけハードルが上がった状態になり、自分がスケジュールを設定したときよりも多くのことを成し遂げることができます。

 

設定するジュールは、少し前倒しにすることで、結果的に余裕をもって全体を進行できるようになります。自分で設定すると、期限ギリギリで多くのタスクが集中するようなことがありますが、他者に設定してもらうと、スケジュールの全体を見ながら設定してもらえるので、こうしたミスは少なくなります。時間的にも余裕ができるので、精神的にとても安心できます。

 

期限を守ってプロジェクトを成功させる

他者に設定してもらった期限は、どうしても守りたいと思うものです。私は新卒で入った会社の新人研修で、「納期を守れ」というのを散々聞かされました。他者に設定してもらった期限は、裏切りたくないので、なんとかして間に合わせるよう工夫するようになると思います。これによって自分でスケジュールを設定するよりも、はるかに多くのことを成し遂げられるような気がします。

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