こんにちは、しんごです。
人生に役立つヒントを毎日短い文章で書いています。
頻繁に行われるようになったビデオ会議
コロナでテレワークが普及し、ビデオ会議を行うことが本当に増えました。
テレワークの良いところに移動がないという点があります。移動がないので、複数のビデオ会議の間に移動時間は必要ありません。
そのため、会議のインバイトを送る側というのは、空いているところにどんどん会議を入れていくことになります。
こうなると、隙間なく会議が設定された日というのができてしまいます。
移動があった時は、その会議が行われる前に時間があります。
そのため、例えば同行している同僚に、これから行われる会議の背景や進捗状況、目指す結果などを確認することができました。
今はそれができずに、全く異なるトピックで連続した会議が行われるため、充分状況を把握できておらず、うまく価値を提供できない場面を経験するようになってしまいました。
目的とゴールだけは事前に共有するようにする
会議に参加するのであれば、自分が参加することに意味がないと主催者も自分も時間（コスト）の無駄になってしまいます。
もし参加するのであれば、充分な価値を提供したり、得たりしたいと考えています。
そのためには、少なくとも「目的」と「ゴール」だけでも事前に共有するようにします。
できるのであれば、前日や直前でも良いので、主催者が概要を連絡するとか、込み入った話であれば、少しだけ会話するなどができると、随分結果は変わってきます。
会社によっては、会議が始まってから、最初に時間をとって会議の目的やゴールを全員で確認する時間をとるところもあるようです。
お客様や取引先など、会議の種類によっても進め方は異なると思いますので、最終的に一緒に参加する人たちが、ゴールを共有できている状態であれば良いと思います。
ゴールを明確に共有する
話し合っている全員がゴールを共有できていれば、その会議はとても生産的なものになります。
皆さん忙しいので、この一手間というのが非常に面倒だとは思いますが、時間をつくって事前に少しだけ会話するだけでも、とても価値があると思います。
ゴールを共有して、打ち合わせをしてよかったとか、だいぶ進んだなといったような感覚を毎回持てるようにできたらと思います。
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